การประชุมแบบญี่ปุ๊นญี่ปุ่นมีลักษณะซึ่งเป็นเอกลักษณ์ซึ่งแตกต่างจากชาติอื่นๆ ค่อนข้างมาก เริ่มจากการนัดหมายค่ะ การนัดหมายควรทำล่วงหน้าหลายสัปดาห์และห้ามนัดแบบกะทันหัน ยกเว้นจะเป็นการประชุมเรื่องด่วนจริงๆ
พบกันตามนัดทุกสัปดาห์ค่ะคุณผู้อ่าน ช่วงนี้เนื่องจากยอดขายรถยนต์ในประเทศตกลงค่อนข้างมาก เจ้านายดิฉันจึงมีแผนธุรกิจใหม่คือให้ผู้บริหารออกไปพบปะลูกค้าเพื่อหาลูกค้าใหม่ๆ ที่สนใจส่งออกไปต่างประเทศค่ะ ดิฉันเลยได้ตระเวนไปตามโรงงานซัพพลายเออร์ญี่ปุ่นตั้งแต่อยุธยา ปราจีนบุรี ชลบุรี ระยอง ไปจนถึงโคราชเลยค่า จุดประสงค์ก็เพื่อที่จะไปประชุมพบปะกับผู้บริหารชาวญี่ปุ่นและนำเสนอบริการ ของเรา (บริษัทของดิฉันทำธุรกิจเทรดดิ้งชิ้นส่วนรถยนต์)
จะว่าไปแล้วการประชุมแบบญี่ปุ๊นญี่ปุ่นมีลักษณะซึ่งเป็นเอกลักษณ์ซึ่งแตกต่างจากชาติอื่นๆ ค่อนข้างมาก เริ่มจากการนัดหมายค่ะ การนัดหมายควรทำล่วงหน้าหลายสัปดาห์และห้ามนัดแบบกะทันหัน ยกเว้นจะเป็นการประชุมเรื่องด่วนจริงๆ เช่น เรื่องคุณภาพสินค้าหรือปัญหาการส่งสินค้า
ตอนทำการนัดก็ควรแจ้งจุดประสงค์ในการเข้าพบ ระยะเวลา กำหนดวันเวลาที่จะเข้าพบ เมื่อถึงวันนัดหมายควรไปถึงสถานที่ก่อนเวลาเล็กน้อย ประมาณ 5 – 15 นาที (ไม่ควรไปก่อนเวลามากเกินไป หากไปถึงก่อนเวลามากๆ ก็ให้นั่งรอจนใกล้ถึงเวลานัดแล้วค่อยติดต่อคนที่นัดหมายไว้) ที่สำคัญห้ามไปสายเด็ดขาด เพราะคนญี่ปุ่นถือเรื่องความตรงต่อเวลามากๆ หากไปสายแล้วละก็อย่าหวังเลยว่าจะได้ธุรกิจใหม่ เพราะมันคือการเสียมารยาทขั้นร้ายแรง
การไปประชุมควรแต่งกายสุภาพและเป็นทางการมากๆ ควรจะใส่สูทหรือยูนิฟอร์มบริษัท เมื่อไปถึงแล้วโดยมากผู้บริหารชาวญี่ปุ่นจะออกมาต้อนรับด้วยตัวเอง (หากเราเป็นลูกค้าที่สำคัญมากๆ ผู้บริหารจะมายืนรอต้อนรับที่หน้าบริษัท) หรือไม่ก็ให้พนักงานเชิญไปห้องประชุม เมื่อไปถึงห้องประชุมแล้ว เราก็ควรรอสักเล็กน้อยให้เจ้าบ้านแนะนำว่าให้นั่งที่ไหน โดยมากเจ้าบ้านจะจัดให้แขกนั่งฝั่งที่ห่างจากประตูทางเข้า
สิ่งสำคัญที่สุดที่ห้ามลืมพกไปด้วยคือ นามบัตรค่ะ และควรพกไปให้มากพอที่จะแจกทุกคนได้ เพราะบางครั้งอาจมีผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนมากกว่าที่เราคิด เพราะคนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการประชุมทำความเข้าใจ ในหลายๆ ครั้งจึงอาจเชิญทุกๆ แผนกที่เกี่ยวข้องมาร่วมประชุมด้วยเพื่อให้ได้รับข้อมูลอย่างทั่วถึง
ก่อนการประชุมเราจะแลกนามบัตรเพื่อเป็นการแนะนำตัว คนญี่ปุ่นมีธรรมเนียมการแลกนามบัตรเป็นพิเศษคือ เวลาจะยื่นนามบัตรให้ฝ่ายตรงข้ามควรลุกขึ้นยืนและจับนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้าง ก้มหัวลงเล็กน้อยเพื่อเป็นการแสดงความเคารพให้ฝ่ายตรงข้ามก่อนที่จะพูดแนะนำตัวและตำแหน่ง โดยปรกติเรายังควรหันนามบัตรด้านที่ฝ่ายตรงข้ามสามารถอ่านได้เลย (โดยไม่ตรงกลับด้าน) การรับนามบัตรก็ควรรับด้วยมือทั้งสองข้าง
เมื่อเรารับนามบัตรมาแล้ว ควรอ่านข้อความในนามบัตรอย่างละเอียด รวมถึงตำแหน่งของแต่ละท่าน เป็นการแสดงความสนใจต่อผู้นั้นและเพื่อให้เราทราบว่าใครรับผิดชอบด้านใดบ้าง และใครมีอำนาจในการตัดสินใจมากน้อยในการประชุมนั้นๆ หลังจากที่ได้รับนามบัตรแล้ว ก็ไม่ควรเก็บทันที แต่ให้วางตรงหน้าบนโต๊ะประชุมในขณะที่ประชุม และควรวางเรียงตามตำแหน่งที่นั่งของฝ่ายตรงข้าม ที่สำคัญที่สุดคือการปฏิบัติต่อนามบัตรด้วยความเคารพค่ะ เรียกได้ว่า เราต้องให้ความเคารพต่อนามบัตร ประหนึ่งเราให้ความเคารพเจ้าของนามบัตรเลยค่ะ เพราะฉะนั้นห้ามเด็ดขาดหากท่านคิดจะยัดนามบัตรลงกระเป๋ากางเกงด้านหลัง หรือทิ้งไว้บนโต๊ะหลังจากประชุมเสร็จ เพราะถือเป็นการหยามเกียรติเจ้าของนามบัตรเป็นอย่างยิ่งค่ะ
โดยปกติการประชุมแบบญี่ปุ่นจะเริ่มจากการกล่าวต้อนรับ หากเป็นการพบปะครั้งแรก จะมีการนำเสนอข้อมูลแนะนำบริษัท เช่น บริษัทก่อตั้งเมื่อไร ทุนจดทะเบียนเท่าไร มีสินค้าอะไรบ้าง มีสาขาที่ไหนบ้าง เทคโนโลยีการผลิตที่สำคัญคืออะไร ลูกค้าสำคัญเป็นใคร ฯลฯ หลังจากการแนะนำบริษัทแล้วก็จะเข้าสู่การพูดคุยในประเด็นอื่นๆ ต่อไป คนญี่ปุ่นอาจต้องใช้เวลานานในการทำความคุ้นเคยและไว้ใจฝ่ายตรงข้าม ก่อนที่จะเริ่มทำธุรกิจใหม่ๆ ด้วย
นอกจากนี้ในหลายๆ ครั้งถึงแม้ว่าเราจะได้รับการมอบหมายให้ทำธุรกิจใหม่ๆ แล้ว ก็ยังอาจจะมีช่วงทดลองใช้บริการและประเมินผลก่อน หากเราสามารถพิสูจน์ให้เห็นว่าเราทำงานมีประสิทธิภาพ บริการรวดเร็วและดีเยี่ยม และทำให้ลูกค้ารู้สึกถึงความเป็นคนสำคัญ เราก็จะได้รับความไว้วางใจให้ดำเนินธุรกิจระยะยาวต่อไป และอาจได้รับการแนะนำให้บริษัทอื่นๆ มาเป็นลูกค้าเราอีกด้วย ทั้งนี้ญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์ระยะยาว ความคุ้นเคย และความไว้เนื้อเชื่อใจกันมากกว่าการทำธุรกิจแบบชั่วคราว
เมื่อประชุมเสร็จแล้ว โดยมากผู้บริหารชาวญี่ปุ่นจะเดินมาส่งเราถึงประตูทางออกสำนักงาน หรือในบางครั้งอาจส่งเราขึ้นรถ ธรรมเนียมสำคัญอีกอย่างที่เราควรทำก็คือ พอเราขึ้นรถเรียบร้อยแล้ว เราก็ควรจะลดกระจกลงเป็นการกล่าวอำลาผู้ที่ยืนส่งเราอยู่ จนรถวิ่งลับออกจากประตูบริษัทหรือโรงงาน
ธรรมเนียมปฏิบัติแบบญี่ปุ่นนั้น คนต่างชาติอาจไม่ได้รับการคาดหวังให้ทำตามแบบเป๊ะทุกอย่าง หากทำอะไรผิดพลาดก็ยังพอให้อภัยได้ แต่หากเราแสดงให้เห็นว่าเราพยายามเรียนรู้และเข้าใจธรรมเนียมปฏิบัติชองชาว ญี่ปุ่นบ้าง ก็จะเพิ่มความเชื่อมั่นให้ฝ่ายที่เราติดต่อด้วยค่ะ เรียกว่า รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง
