หลักสื่อสารแบบญี่ปุ่น อยากเป็นผู้จัดการยิ่งต้องรู้...ชาวญี่ปุ่นมีวิธีสื่อสารในแบบของเขา ถ้าคุณเข้าใจมันและใช้มันได้อย่างช่ำชองชีวิตการทำงานก็จะง่ายขึ้นหลายเท่า
ประชุมต้องเป๊ะ 1 ชั่วโมงต้องจบ นัดประชุมให้แล้วยังไม่พอใจ
บางเรื่องยินดีให้คุยด้วยเป็นชั่วโมงๆ แต่บางเรื่องกลับบอก 3 นาทีก็พอ
ไปถึงที่พักก็ยังต้องรายงาน มาสายไม่บอกทำไมต้องโมโหขนาดนั้น โตแล้วทำไมเรื่องแค่นี้ไม่ไว้ใจกันบ้าง
เคยเจอเหตุการณ์ประมาณนี้กันไหมครับ?
ชาวญี่ปุ่นมีวิธีสื่อสารในแบบของเขา ถ้าคุณเข้าใจมันและใช้มันได้อย่างช่ำชองชีวิตการทำงานก็จะง่ายขึ้นหลายเท่า
7 หลักสื่อสารนี้มี 2 ส่วนด้วยกัน
ส่วนแรก 報・連・相 (อ่านว่า โฮ・เร็น・โซ) เป็นพื้นฐานการสื่อสารในแบบญี่ปุ่น
ส่วนที่สอง 怒・否・助・指 (อ่านว่า โอ・ฮิ・ตะ・ ชิ)เป็นสิ่งที่ผู้จัดการควรปฏิบัติกับน้องในทีม
และแน่นอนว่าเป็นประสบการณ์การตีความของผม ท่านอื่นที่เห็นต่างสามารถแนะนำให้ความเห็นกันได้นะฮะ
報告
Houkoku
รายงาน/Report
การสื่อสารเรื่องที่เราวางแผนหรือทำเสร็จแล้ว หรือมีความคืบหน้าแล้วเพื่อขออนุมัติหรือรับความเห็นเพิ่มเติมสำหรับการตัดสินใจ เน้นผลลัพธ์วิธีคิดสาเหตุที่แท้จริงวิธีแก้ไขพร้อมแผนงานให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ
คนที่รู้ว่าจังหวะนี้ ควรรายงานอะไร ทำได้กระชับตรงประเด็น เข้าใจง่าย
ชาวญี่ปุ่นมองว่าสามารถเติบโตได้เพราะคิดเป็นสื่อสารเป็น
連絡
Renraku
แจ้งให้ทราบ/Inform
“ถึงที่พักแล้วครับ”
“มีเรื่องแจ้งเกี่ยวกับกฏความปลอดภัย”
“ข้อมูลจากบริษัทเกี่ยวกับโบนัส”
เรื่องใดๆ ก็ตามที่เพื่อนร่วมงาน หัวหน้า น้องในทีมควรรู้ แต่ไม่ต้องติดสินใจหรือช่วยกันคิดเพื่อหาทางออก เช่น การประชุมตอนเช้า
10-15 นาที ที่ให้ทุกคนแจ้งว่าจะทำอะไร หรือการประชุมที่เน้นเอาข้อมูลมาแชร์เท่านั้น
การสื่อสารแบบนี้แต่ละหัวข้อต้องสั้นๆ ง่ายๆ ไม่ควรใช้เวลานาน เพราะไม่ได้สร้าง Value ให้กับเราหรือองค์กรมากนัก
อย่าแปลกใจถ้าหัวหน้าชาวญี่ปุ่นจะไม่พอใจหากคุณจองเวลาเขาเป็นชั่วโมงเพื่อเรื่องแจ้งให้ทราบ (ส่งเมล์บวกเดินมาบอกเอาก็ได้)
แต่ก็จะไม่พอใจเช่นกัน หากคุณไม่แจ้งเรื่องที่เขาควรรู้ เช่น ถึงที่พักแล้ว ลูกค้าโอเคแล้ว
相談
Soudan
ขอคำปรึกษา/Discuss
相談したい事がありますが
Soudanshitai Koto Ga Arimasuga
“มีเรื่องอยากจะปรึกษาครับ/ค่ะ”
ถ้าเริ่มประโยคคุยกับหัวหน้าแบบนี้หมายความว่าสิ่งที่เรากำลังจะคุยนั้น เรายังไม่รู้คำตอบแน่ชัด อยากให้เขาแนะนำ
กลับกันถ้าเขามาทักเราด้วยประโยคแบบนี้หมายความว่าเขาต้องการความเห็นหรือไอเดียเราเช่นกัน
การสื่อสารแบบนี้ยินดีให้ใช้เวลาได้ถ้าไม่เสร็จในเวลาที่กำหนดจะเพิ่มเวลาตอนนั้นหรือนัดเวลาเพิ่มได้
แต่สิ่งสำคัญคือ อย่าเอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องไปเข้าประชุมหรือวงสนทนานี้ ถ้าอยากปรึกษาเรื่องอะไรให้จำกัดวงผู้เข้าประชุมให้น้อยที่สุด
ประสบการณ์ส่วนตัว
คนที่รายงานเล่าเรื่องได้ดีแจ้งเรื่องที่สมควรแจ้งให้ครบ สั้นๆ และขอคำปรึกษาแต่พอดี มาปรึกษาแต่ละครั้งก็มีออฟชั่นมาให้ คือคนที่ผู้บริหารมองว่าทำงานเป็นและอยากโปรโมทให้เป็นผู้จัดการครับ
怒らない
Okoranai
ไม่โกรธ
“何にやってんだ”
(นันนิยัตเต็นดะ)
ถ้าได้ยินคำนี้ตีความได้ว่าหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานชาวญี่ปุ่นกำลังหัวร้อนจากสิ่งที่เราสื่อสาร
ยิ่งถ้าเราไปสื่อสารในช่วงเวลาที่สายเกินแก้ไปแล้ว การจะอารมณ์เสียก็พอเป็นไปได้
แต่ในความเป็นจริงอารมณ์เสียไม่ช่วยให้สถานการณ์ดีขึ้น การหาวิธีการแก้ไขต่างหากที่จำเป็น
否定しない
Hiteishinai
ไม่ปฏิเสธ
ごめん、今だめ後にしてくれる?
(Gomen, Imadame atoni site kureru?)
“ขอโทษนะ ไว้ที่หลังได้ไหม”
เป็นที่เข้าใจกันดีว่าหัวหน้าชาวญี่ปุ่นนั้น Busy สุดๆ 80% ของเวลางานคือ เวลาประชุมล้วนๆ กว่าจะได้นั่งคิด ทำงานตัวเอง
ก็หลัง 1 ทุ่มไปแล้ว
การปฏิเสธลูกทีมที่เข้ามาขอคำปรึกษารายงานแจ้งให้ทราบจึงกลายเป็นเรื่องปกติ
แต่ก็อย่าลืมว่าหน้าที่ของหัวหน้างานนั้นคือ ทำให้น้องๆ ทำงานง่าย ด้วยการทำสภาพแวดล้อมให้ง่ายต่อการสื่อสารกันในทีม และที่สำคัญ
ถ้ามีใครอยากคุยกับเราแสดงว่าเขาเห็นคุณค่าในตัวเรา ซื่งเป็นเรื่องที่ดีเสมอ
การไม่ปฏิเสธรับการสื่อสารจึงเป็นทัศนคติที่สำคัญเช่นกัน
หากทำไม่ได้จริงๆ ก็อาจจะขอให้สรุปสั้นๆ เล่าให้ฟังก่อนแล้วนัดกันภายหลังโดยระบุเวลาให้ชัดเจน
ท่องไว้ว่าไม่ปฏิเสธ (ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ) คือผู้จัดการที่ดีในสายตาน้องๆ ครับ
いいよ、サポートするから
แปลว่าได้เลยเดี๋ยวผม (พี่) ซัพพอร์ตเอง
การให้ความช่วยเหลือยามที่น้องในทีมมาสื่อสาร ไม่ว่ามาจะด้วยรายงาน แจ้งหรือขอคำปรึกษา เป็นสิ่งที่หัวหน้าพึ่งกระทำเช่น
* แจ้งเรื่องต่อให้คนในทีมทราบแทนน้องที่ต้องไปทำงานต่างประเทศ
* รายงานแทนน้องเพราะเวลาประชุมซ้อนกัน
* หรือช่วยให้ทรัพยากรต่างๆ แก่เขาเพื่อให้เขาทำงานง่ายขึ้น (เวลา คน งบประมาณ)
ท่องไว้ว่างานของผู้จัดการคือ การจัดการสภาพแวดล้อมที่จะทำให้คนทำงานได้ง่ายเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
指示する
Shijisuru
ให้คำแนะนำ
หัวหน้าที่ผมรักและยึดถือเป็นไอดอลนั้นเก่งกาจมากในหัวข้อนี้
3 อย่างที่เขามักใช้กับผมเวลาผมไปสื่อสารกับเขา
1. บอกว่าทำอะไรได้ดี
ผู้จัดการบางท่านมักเริ่มจากการตำหนิหาข้อเสียและสั่งงานเลย
จริงอยู่ว่าเร็วได้ผลลัพธ์แต่บางครั้งน้องก็จะเสียกำลังใจเพราะทำอะไรก็ผิดไปหมด พาลไม่อยากมาคุยด้วย
แต่ถ้าทุกครั้งเริ่มจากการหาข้อดีคำชมก่อน น้องๆ ย่อมมีกำลังใจอยากมาคุยด้วยบ่อยๆ แล้วงานก็จะดีขึ้นเอง
2. ตัดในสิ่งที่เกิน
บางเรื่องเขาจะให้ผมลองทำเพื่อเรียนรู้ว่าสิ่งนั้นไม่จำเป็น
ผู้จัดการที่เก่งๆ มักจะใช้คำถามเพื่อให้น้องๆ ลองพิจารณาด้วยตัวเองว่าอะไรที่ตัดทิ้งได้ปรับปรุงได้และถ้าไม่ได้ถึงค่อยบอกเขาอีกที
ทำหน้าที่เป็นกระจกสะท้อนให้เขาเห็นวิธีทำงานตัวเอง ไม่ใช่การตัดสินจากมุมมองของผู้จัดการ
3. เติมในสิ่งที่ขาด
คนเรายากที่จะรู้ว่าตัวเองขาดอะไร หน้าที่เติมเต็มนั้นคืองานของผู้จัดการ เสมือนปลูกต้นไม้ในภูเขา คนปลูกไม่เห็นทั้งป่า ผู้จัดการจึงควรให้มุมมองที่เพิ่มขึ้นกับเขา
หวังว่าคงมีประโยขน์นะครับ
อ่านมาถึงตรงนี้ถ้าอยากฟังเป็น Clip ลองตามไปที่ Link นี้ได้ครับ
#7หลักสื่อสารแบบญี่ปุ่น
#SenseiPae
#Marumura
#LeanovativeThinking
ติดตามเรื่องราวน่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ Facebook: Leanovative Thinking By Sensei Lek & Sensei Pae
เรื่องแนะนำ :
– 7 นิสัยที่คนไทยไม่ชินเมื่อร่วมงานกับชาวญี่ปุ่น
– 5 คำศัพท์ที่ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นชอบใช้ เข้าใจไปไกลกว่าคนอื่น
– วิธีสอนงานแบบญี่ปุ่นที่คนไทยอาจไม่เข้าใจ
– ถ้ามีเวลามานั่งเสียใจ จงเปลี่ยนให้เป็นเวลาพัฒนาตัวเอง
– ลดภาระงาน – ญี่ปุ่นที่เปลี่ยนไป เพื่อแก้ปัญหาพนักงานฆ่าตัวตาย –