โฮ-เร็น-โซในยุคดิจิทัล: ตัวอย่างการประยุกต์ใช้จริงแบบง่าย ๆ
เชื่อว่าหลาย ๆ ท่านที่เรียนภาษาญี่ปุ่น หรือเคยทำงานกับบริษัทญี่ปุ่น คงเคยได้ยินคำว่า “โฮ-เร็น-โซ” (บางท่านอาจจะได้ยินบ่อยจนเบื่อแล้วด้วยซ้ำ) ที่จริงแล้ว “โฮ-เร็น-โซ” ไม่ใช่ปรัชญาอะไรลึกซึ้งมากมาย แต่เป็นวิธีการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ ดังนั้นการ ‘รู้’ จึงไม่สำคัญเท่า ‘การนำมาใช้จริง’ จึงจะตอบโจทย์ของโฮ-เร็น-โซ
หลังจากยุค Post-Covid-19 นั้นมีหลายองค์กรกลับมาให้ความสำคัญกับโฮ-เร็น-โซมากขึ้นกว่าเก่า เนื่องจากการทำงานแบบ Remote Work ทำให้พนักงานมีโอกาสได้พบปะหรือประชุมกันน้อยลง ยิ่งทำให้พนักงานแต่ละคนต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็ต้องกินเวลาบนหน้าจอให้น้อยเพื่อหลีกเลี่ยงความอ่อนล้าจากการจ้องหน้าจอ การใช้โฮ-เร็น-โซให้ถูกต้องจึงตอบโจทย์ยุคดิจิทัลอย่างมาก
ความหมายของโฮ-เร็น-โซ
ต้องเข้าใจก่อนว่าโฮ-เร็น-โซในที่นี้เป็นคำศัพท์ธุรกิจ จึงมีความหมายต่างจากภาษาญี่ปุ่นปกติ อย่างที่ผู้เขียนเคยพูดถึงคำว่า “มนได และ คะได” หรือคำว่า “ซะเงียว และ ชิโงะโตะ” รวมทั้ง “O-PDCA และ R-PDCA” เหล่านี้ล้วนเป็นคำศัพท์ภาษาญี่ปุ่นเชิงธุรกิจซึ่งต่างจากความหมายแบบภาษาญี่ปุ่นปกติ โดยที่โฮเร็นโซมีความหมายดังนี้
1. โฮ หมายถึง โฮโคะขุ (報告)
a. คือการรายงานความคืบหน้าของงาน หรือ รายงานผลของงานที่สิ้นสุดไปแล้ว ให้ผู้บังคับบัญชาทราบความคืบหน้า
b. เน้นรายงานข้อเท็จจริงเป็น 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How)
c. สิ่งสำคัญที่สุดคือ “ลูกทีมต้องรายงานเองโดยที่ผู้บังคับบัญชาไม่ต้องทวง” และ “รายงานอย่างเป็นกิจวัตร” เช่น รายงานทุกวัน, รายงานทุกสัปดาห์, รายงานทุกเดือน เป็นต้น
d. ผู้เขียนจะเรียกโฮโคะขุตามแบบฉบับของผู้เขียนเองว่า “รายงานสถานการณ์ปกติ”
2. เร็น หมายถึง เร็นระขุ (連絡)
a. คือการติดต่อผู้เกี่ยวข้องเมื่อเกิดความเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ (ไม่ได้แปลว่า “ติดต่อ” เหมือนภาษาญี่ปุ่นปกติแต่อย่างใด เพราะนี่คือภาษาญี่ปุ่นธุรกิจ มีความหมายของการ “ติดต่อเมื่อเกิดเหตุบางอย่างที่ไม่เป็นไปตามแผน” ไม่ได้หมายถึงการติดต่อแบบปกติ)
b. เน้นรายงานไปที่ “ความเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้น”
c. สิ่งสำคัญที่สุดคือ “เมื่อเกิดความเปลี่ยนแปลงใด ๆ แล้ว ลูกทีมต้องรายงานเองโดยที่ผู้บังคับบัญชาไม่ต้องทวง”
d. ผู้เขียนจะเรียกเร็นระขุตามแบบฉบับของผู้เขียนเองว่า “รายงานสถานการณ์ไม่ปกติ”
3. โซ หมายถึง โซดัน (相談)
a. คือการปรึกษาผู้บังคับบัญชา เพราะลำพังลูกทีมไม่สามารถแก้ไขหรือตัดสินใจใด ๆ ด้วยตัวเอง หรือ ไม่ได้มีอำนาจที่จะตัดสินหรืออำนาจที่จะอนุมัติในเรื่องนั้น ๆ
b. เป็นการขออำนาจจากผู้บังคับบัญชาในระดับที่สูงขึ้นไปมาตัดสินหรือแก้ปัญหาแทน
c. ผู้เขียนจะเรียกโซดันตามแบบฉบับของผู้เขียนเองว่า “รายงานสถานการณ์ไม่ปกติ และ ช่วยด้วยคร้าบ/ค่ะ”
ตัวอย่างการนำโฮเร็นโซมาใช้จริงแบบง่าย ๆ
ชาวญี่ปุ่นเป็นชาติที่เขียนอีเมลได้ยาวเฟื้อยอย่างโหดร้าย เนื่องด้วยการใช้ภาษาญี่ปุ่นธุรกิจที่ต้องอ้อมไปอ้อมมา อ้อมเล็กอ้อมน้อยอ้อมใหญ่ เมื่อต้องทำงานแบบ Remote Work ทำให้ปริมาณอีเมลที่ต้องอ่านและเขียนในแต่ละวันสูงขึ้นอีกมาก หลายบริษัทจึงนิยมนำคำว่า “โฮ-เร็น-โซ” จั่วหัวลงในหัวข้ออีเมลเลยแต่ต้น โดยใส่ในวงเล็บสีทึบสไตล์ญี่ปุ่นเลยเช่น
1. 【報】 (โฮ): ผู้บังคับบัญชาที่เป็นผู้อ่านจะทราบได้ทันทีว่าเป็น “รายงานสถานการณ์ปกติ” แทบจะไม่ต้องเสียเวลาอ่าน เพียงแต่ส่งมาเก็บไว้เป็นหลักฐานเท่านั้น (แต่อยู่บนบรรทัดฐานว่า “ลูกทีมต้องรายงานเองโดยที่ผู้บังคับบัญชาไม่ต้องทวง” นะ)
2. 【連】 (เร็น): ผู้บังคับบัญชาที่เป็นผู้อ่านจะทราบได้ทันทีว่าเป็น “รายงานสถานการณ์ไม่ปกติ” แปลว่า งานงอกแล้ว, งานเข้าแล้ว, จงตั้งสติและตั้งใจอ่านได้แล้ว
3. 【相】 (โซ): ผู้บังคับบัญชาที่เป็นผู้อ่านจะทราบได้ทันทีว่าเป็น “รายงานสถานการณ์ไม่ปกติ และ ช่วยด้วยคร้าบ/ค่ะ” เรียกว่างานเข้าอย่างหนักหนาสาหัส ลูกพี่ต้องออกโรงช่วยน้องแล้ว นั่นเอง
นอกจากการจั่วหัวอีเมลแล้ว ปัจจุบันที่ชาวญี่ปุ่นนิยมติดต่องานทาง LINE ก็สามารถเอาเทคนิคนี้ไปใช้ได้ โดยการพิมพ์บรรทัดแรกเพียงอักษรเดียวว่า 【報】 หรือ 【連】 หรือ 【相】 ผู้อ่านก็จะทราบชะตากรรมคร่าว ๆ ของตัวเองได้ทันทีและเลือกปรับสมาธิในการอ่านได้ตามจั่วหัว
ในบางบริษัทอาจถึงขั้นพัฒนาเป็นระบบสำเร็จรูปเลือก Click ได้เลยว่าเป็น 【報】 หรือ 【連】 หรือ 【相】 ในหน้าจอสำเร็จรูปที่ใช้ติดต่อกันก็มีบ้าง
เรียกว่า “สูงสุดคืนสู่สามัญ” จริง ๆ สำหรับการใช้โฮเร็นโซมาปรับให้เข้ากับยุคดิจิทัลหรือยุค Remote Work แบบนี้ การประยุกต์ใช้วิธีการทำงานแบบโฮเร็นโซนี้ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานไปได้มากจริง ๆ หากใช้อย่างถูกต้องและมีวิจารณญาณ (ใช้แบบไม่มีวิจารณญาณ ตัวอย่างเช่น ทุกอย่างเลือก “โซ” หมดเลย โยนทุกอย่างไปให้หัวหน้าตัดสินให้หมด ไม่มีการ “โฮ” หรือ “เร็น” ที่เป็นการให้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจเลย เป็นต้น)
ภาษาไทยเราเองก็ทำได้ไม่ยาก เวลาเขียนอีเมล หรือส่งข้อความใน LINE หรือบางบริษัทที่มีหน้าจอสำเร็จรูปให้คลิก เราก็สามารถออกแบบเป็นภาษาไทยได้ว่า “รายงานความคืบหน้า” หรือ “รายงานความเปลี่ยนแปลง” หรือ “เรื่องเพื่อพิจารณาอนุมัติ” อะไรแนวนี้ ก็น่าลองนำมาประยุกต์ใช้ดูเช่นกัน
ติดตามผลงานเขียนทั้งหมดของวีรยุทธได้ที่ >> https://www.facebook.com/Weerayuths-Ideas
เรื่องแนะนำ :
– เกิดเป็นเอเลี่ยนในญี่ปุ่นนั้นอยู่ยาก: เจ้าของอสังหาริมทรัพย์ในญี่ปุ่นจำนวนไม่น้อยยังคงปฏิเสธไม่ให้ชาวต่างชาติเช่าที่พักn>
– CEFR คืออะไร แล้วทำไม JLPT ต้องใช้ CEFR ตั้งแต่ปี ค. ศ. 2025?</spa
– Soft Power และกรุงโรม ไม่ได้สร้างเสร็จในวันเดียว: มาพิจารณาการพัฒนา Soft Power ของญี่ปุ่นกัน
– คุณค่าของมังงะและอนิเมะในฐานะเป็นแหล่งวัตถุดิบชั้นดีสำหรับบทละครหรือบทภาพยนตร์
– ความแตกต่างระหว่าง ซะเงียว (作業) และ ชิโงะโตะ (仕事): คุณกำลังเข้าใจว่า “กระบวนการ” คือ “งาน” อยู่หรือไม่?
ขอบคุณรูปภาพจาก
https://blog.shiftasia.com/hou-ren-sou-to-ha/
#โฮ-เร็น-โซในยุคดิจิทัล: ตัวอย่างการประยุกต์ใช้จริงแบบง่าย ๆ