องค์กรญี่ปุ่นชั้นนำหลายแห่งเริ่มผละออกจาก PDCA แล้วหันไปใช้ O-PDCA และ R-PDCA แทน
ผู้เชี่ยวชาญด้านญี่ปุ่นศึกษา หรือผู้ที่คุ้นเคยกับการทำงานแบบญี่ปุ่น น่าจะเคยได้ยินคำว่า PDCA กันมาแล้ว บางท่านก็ใช้ PDCA ในการบริหารงานมาโดยตลอด แต่ทราบกันหรือไม่ว่า ในญี่ปุ่นนั้นปัจจุบันกลับมีหลายองค์กรค่อย ๆ เลิกใช้ PDCA กันแล้ว แต่หันมาใช้ O-PDCA และ/หรือ R-PDCA แทนกันมากขึ้นเรื่อย ๆ
ก่อนอื่นมาทบทวนกันว่า PDCA คืออะไร ว่ากันว่าแนวคิด PDCA ต้นตำรับนั้นไม่ใช่ของญี่ปุ่น แต่เป็นของ William Edwards Deming เป็นวิศวกรและเป็นนักวิชาการชาวอเมริกันที่ได้ร่วมงานกับภาคการผลิตและภาคธุรกิจของญี่ปุ่น และได้รับสมญาว่าเป็น “พระบิดาแห่ง Quality Control” ในระบบโรงงาน ทั้ง Deming และทีมงานชาวญี่ปุ่นในหลายอุตสาหกรรมน่าจะมีการถ่ายทอดความรู้ให้กันและกันจนเกิดเป็นแนวคิด PDCA ขึ้นมา อันที่จริง Deming เองตอนหลังพัฒนาแนวคิดของตัวเองเป็น PDSA (Plan, Do, Study, Act) แต่ว่าฝั่งญี่ปุ่นยังนิยมใช้เป็น PDCA กันอยู่ ด้วยเหตุนี้บางท่านก็เลยเรียกวงจร PDCA ว่า “วงจรเดมิ่ง” ก็มี โดย PDCA แบบญี่ปุ่นคือ
P หมายถึง Plan คือการวางแผนก่อนลงมือทำ
D หมายถึง Do คือการลงมือทำ หรือลงมือปฏิบัติตามแผน
C หมายถึง Check คือการทบทวนและตรวจสอบ ว่าทำได้ตามแผนหรือไม่ มีอะไรต้องปรับปรุงหรือไม่ ค้นหาสาเหตุ
A หมายถึง Act คือการปรับปรุงแก้ไข เมื่อพบปัญหาและสาเหตุของปัญหาแล้ว ต้องรีบแก้ไข
แต่เมื่อใช้ PDCA มากเกินไป ทำให้เกิดปรากฏการณ์ “เอากระบวนการขึ้นมาเป็นเป้าหมายแทน” คือแทนที่จะมีเป้าหมายชัดเจนในการทำงาน แล้วใช้ PDCA เป็นเพียงกระบวนการ (Process) แต่เมื่อท่องบ่นคำว่า PDCA PDCA PDCA กันมากครั้งเข้าจนกลายเป็นเหมือนคำสวดมนต์ศักดิ์สิทธิ์ ทำให้กระบวนการ PDCA กลายเป็นเป้าหมายสูงสุดของหลายองค์กรไปแทน จึงสร้างความเสียหายใหญ่หลวงให้หลายองค์กรที่พลาดตรงนี้ไป จะทำ PDCA กี่ครั้งก็ล้มเหลวอยู่ดีเพราะ “หลุด” ออกจากเส้นทางที่ควรจะเป็นมาตั้งแต่ต้นแล้ว
ในที่สุดหลายองค์กรจึงเริ่มตระหนักว่า PDCA นั้นเป็นเพียงกระบวนการ ไม่ใช่เป้าหมายของการทำธุรกิจแต่อย่างใด จึงต้องไม่ลืมจุดตั้งต้นคือ “เป้าหมาย (Objects)” ขององค์กรตัวเอง จึงเกิดแนวคิดให้ท่องเป็นคำว่า O-PDCA แทน โดย O หมายถึง เป้าหมาย (Objects) เพื่อไม่ให้ลืมว่าสิ่งสำคัญที่สุดคือเป้าหมายนะ ไม่ใช่กระบวนการ PDCA ทุกคนกรุณาอย่าลืม ยังไง O ต้องสำคัญกว่า PDCA เสมอนะ! เป็นการตอกย้ำถึงเป้าหมายของการทำงานจริง ๆ นั่นเอง ดังนั้นก่อนจะลงมือทำ PDCA ต้องพิจารณาเป้าหมายให้ถี่ถ้วน แล้วค่อยทำ PDCA ไม่ใช่ว่าเป้าหมายคือ PDCA แล้วต้องทุ่มเทแรงงานคน, เงิน, เวลา เพื่อทำเอกสารหรือสร้างกระบวนการ PDCA ขึ้นมาเหมือนที่หลายองค์กรประสบความล้มเหลวในการใช้ PDCA
อีกด้านหนึ่งคือ R-PDCA นั้นก็เป็นอีกแนวคิดที่มีไว้แก้เกม PDCA แบบเก่า เนื่องจาก PDCA แบบเก่านั้นฮิตมากในช่วงทศวรรษที่ 60s-80s และญี่ปุ่นเป็นเจ้าตลาดโลกชนิดแทบจะไร้คู่แข่ง จึงไม่ต้องพิจารณาสถานการณ์โลกหรือสถานการณ์ของคู่แข่งชาติอื่นเหมือนอย่างในยุคปัจจุบัน (ปี ค. ศ. 2022) ที่มีการแข่งขันสูงขึ้นมากในระดับเอเชียจากจีนและเกาหลีใต้ แต่เมื่อญี่ปุ่นทำ PDCA แบบเดิม ๆ จนชิน ทำให้ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นหลายคนที่ยังยึดติดกับความสำเร็จของญี่ปุ่นในอดีต จึงกลายเป็นว่าทำ PDCA จาก “ประสบการณ์” หรือจาก “การมโนในจินตนาการ” ของตัวเอง ทำให้กระบวนการ PDCA ล้มเหลวเนื่องจากไม่ได้ทำ PDCA โดยอ้างอิงจากสถานการณ์จริงที่ทันเหตุการณ์ จึงเกิดแนวคิดใหม่เพื่อมาแก้ปัญหาตรงนี้คือแนวคิด R-PDCA
R ตัวนี้ย่อมาจาก Research หรือ Recognition ก็ได้ (แต่ละคนใช้คนละ R) แต่ที่เห็นตรงกันคือ R หมายถึง “ต้องตระหนักรู้ว่าสถานการณ์ปัจจุบันเป็นอย่างไร” สายของ Research จะหมายถึง “การเก็บข้อมูลตามจริง, วิเคราะห์สถานการณ์จริง” ส่วนสายของ Recognition คือจะบอกให้ “ยอมรับความจริงตามที่มันเป็น” ให้ได้เสียก่อน ก่อนจะลงมือทำ PDCA เพราะที่เกิดปัญหาบ่อยครั้งมักจะเป็นกรณีว่าไม่ได้ใช้ตัว R เลย แต่ทำ PDCA เลยโดยไม่ได้เก็บข้อมูลตามจริง, ไม่ได้วิเคราะห์สถานการณ์จริงของตลาดหรือของคู่แข่ง, ไม่ยอมรับความจริงว่าตัวเองไม่ได้มีส่วนแบ่งเป็นอันดับที่…..ในตลาดเหมือนในอดีตอีกแล้ว แต่พยายาม PDCA จากการมโนหรือยึดติดกับความสำเร็จเก่า ๆ ในอดีตที่ไม่ได้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน ทำให้ผู้บริหารที่เคยประสบความสำเร็จอย่างมากในอดีตกระหน่ำทำ PDCA แบบเก่า ๆ จนองค์กรญี่ปุ่นจำนวนมากต้องค่อย ๆ ล้มหายตายจากไป ก็มี
ดังนั้น PDCA ไม่ใช่ปัญหา แต่ปัญหาคือการใช้ PDCA โดยไม่ยั้งคิด หรือใช้ PDCA เป็นเป้าหมายสูงสุดขององค์กรไปแทน หรือทำ PDCA แบบใช้จินตนาการไม่ได้ใช้ข้อเท็จจริง จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแนวคิด O-PDCA หรือ R-PDCA เข้ามาฉุดรั้งให้ผู้ใช้ PDCA มีสติยั้งคิดมากขึ้นในการใช้ เพราะ PDCA ไม่ใช่ยาสารพัดโรค บางองค์กรอาจเลือกใช้เพียง O-PDCA หรือ R-PDCA ก็ได้ (แล้วแต่ว่าจะรักษาอาการขององค์กรอย่างไร) แต่บางองค์กรก็ใช้ทั้งคู่ก็มี ก็เลยจัดว่าทั้ง O-PDCA และ R-PDCA เป็นแนวคิดค่อนข้างใหม่อีกแนวที่องค์กรไทยเองก็สามารถนำมาปรับใช้ได้เช่นกัน
เรื่องแนะนำ :
– ทางสองแพร่ง (Dilemma) ระหว่าง พันธุกรรม VS ความพยายาม ในมังงะและอนิเมของญี่ปุ่น
– อี้โทะโกะโดะริ (好いとこ取り): การเอาสิ่งที่ดีของชาติอื่นมาพัฒนาต่อจนกลายเป็นของญี่ปุ่น
– วะคง-โยไซ (和魂洋才): การผสมผสานจิตวิญญาณญี่ปุ่นและวิทยาการแบบตะวันตก
– ญี่ปุ่นมีมหาวิทยาลัยเฉพาะทางที่เรียกว่า “มหาวิทยาลัยภาษาต่างประเทศ” ด้วยนะ
– ทำไมพระโพธิสัตว์กวนอิมในประเทศญี่ปุ่นถึงมีทั้งปางบุรุษและปางสตรี?
ขอบคุณรูปภาพ:
– https://deming.org/explore/pdsa/
#องค์กรญี่ปุ่นชั้นนำหลายแห่งเริ่มผละออกจาก PDCA แล้วหันไปใช้ O-PDCA และ R-PDCA แทน