เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น … คิดว่าเพื่อนที่ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นหลาย ๆ คนน่าจะเคยมีโอกาสที่จะต้องต้อนรับแขกที่มาพบกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานของเราที่บริษัทกันบ้างไม่มากก็น้อย เราลองมาดูว่าญี่ปุ่นเค้าให้ความใส่ใจกับมารยาททางธุรกิจในเรื่องนี้กันอย่างไรบ้าง
ตอนที่ 4 มารยาทในการต้อนรับแขกที่มาเยือน
คิดว่าเพื่อนที่ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นหลาย ๆ คนน่าจะเคยมีโอกาสที่จะต้องต้อนรับแขกที่มาพบกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงาน ของเราที่บริษัทกันบ้างไม่มากก็น้อย เราลองมาดูว่าญี่ปุ่นเค้าให้ความใส่ใจกับมารยาททางธุรกิจในเรื่องนี้กัน อย่างไรบ้าง
หัวใจสำคัญของการต้อนรับแขกก็คือ ความสุภาพนอบน้อม นอกจากนั้นความรวดเร็ว กระฉับกระเฉงก็จะช่วยเสริมให้แขกที่มาเยือน เกิดความประทับใจทั้งกับตัวเราและบริษัทของเราด้วย
การกล่าวทักทาย
เมื่อได้รับแจ้งว่ามีแขกได้เดินทางมาถึงแล้ว สิ่งแรกที่ต้องทำก็คือ รีบไปพบกับแขกให้เร็วที่สุด ไม่ควรจะให้แขกต้องรอนานๆ และเมื่อพบหน้าแขกแล้วก็ให้ทักทายด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้มแจ่มใสว่า「いらっしゃいませ」Irasshaimase ยินดีต้อนรับ
แต่ถ้าเราได้รับมอบหมายให้ไปรับแขกแทนเจ้านายหรือว่าเพื่อนร่วมงานซึ่งได้มีการ นัดหมายกันไว้ก่อนแล้วนั้น ก็ให้สอบถามถึงรายละเอียดของแขกที่จะมา รวมถึงห้องที่เตรียมไว้เพื่อรับรองแขก อ๋อแล้วอย่าลืมให้แม่บ้านไปเปิดไฟเปิดแอร์เตรียมไว้ก่อนเวลานัดหมายเล็กน้อย และเมื่อได้รับแจ้งว่าแขกมาถึงแล้ว ก็รีบไปพบแขกให้เร็วที่สุด ไม่ควรให้แขกต้องรอนาน เมื่อพบหน้าแขกแล้วก็ให้ทักทายด้วยคำว่า「お世話になっております。お待ちしておりました」Osewa ni natteorimasu Omachishite orimashita.
お世話になっております ： เป็นคำทักทายที่ใช้กับลูกค้าหรือผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกันทางธุรกิจ ประมาณว่าขอบคุณที่ได้ช่วยให้ความช่วยเหลือหรืออุปถัมภ์เรามาตลอด หรือ ขอบคุณที่ให้การดูแลแก่เราเป็นอย่างดีมาโดยตลอด (Osewa：การช่วยเหลืออุปถัมภ์)
お待ちしておりました ：เป็นคำกล่าวเพื่อแสดงถึงความยินดีในการที่ได้ต้อนรับ และเราได้รอการมาเยือนของแขกอย่างใจจดใจจ่อ (เป็นรูปถ่อมตัวของคำว่า “รอ”)
จะเห็นว่าแม้แต่การเลือกใช้คำทักทาย ญี่ปุ่นก็จะใช้คำที่แสดงถึงความใส่ใจกับการมาเยือนของแขกผู้นั้นด้วย เมื่อ กล่าวทักทายเรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นการนำทางไปยังห้องต้อนรับ โดยกล่าวคำว่า「こちらへどうぞ」 Kochira e douzo เชิญทางนี้ค่ะ
การนำทางไปยังห้องต้อนรับหรือห้องประชุม
จนกว่าจะถึงห้องต้อนรับที่เตรียมไว้ โดยมีเราเป็นผู้นำทางไปนั้น สำหรับญี่ปุ่นเค้าก็ได้มีการสรุปไว้ว่าเราน่าจะต้องผ่านด่านต่าง ๆ อยู่ประมาณ 3 ด่าน ซึ่งในแต่ละด่านนั้นก็มีการบัญญัติถึงข้อควรระวังและข้อควรปฏิบัติไว้ตามนี้
1. ทางเดินในอาคาร ให้เราเดินนำแขกที่มาเยือน โดยเยื้องไปทางด้านซ้ายหรือขวา ประมาณ 2-3 ก้าว (เราเดินริมทางเดินและแขกที่มาเยือนเดินตรงกลาง) และที่สำคัญให้เดินด้วยเสียงเท้าที่เบา และปรับระดับความเร็วในการเดินให้อยู่ในระดับเดียวกับแขกที่มาเยือนด้วย
2. บันได ให้เราเป็นผู้เดินนำไปก่อน รักษาระยะห่างประมาณ 2-3 ขั้นบันได โดยให้กล่าวเตือนระวังขั้นบันได และขอโทษที่จะต้องเดินนำไปก่อนด้วยคำว่า「お足元にご注意ください。お先に失礼します」Oashimoto ni gochuui kudasai. Osakini Shitsureishimasu.
3. ลิฟท์ ตามหลักแล้วจะให้แขก หรือผู้ที่มีตำแหน่งสูงที่สุดเข้าหรือออกจากลิฟท์ก่อน โดยตัวเราหรือผู้ที่มีอวุโสน้อยที่สุดเป็นผู้ควบคุมลิฟท์ให้เปิดอยู่ด้านนอก ถ้าแขกเข้าไปหมดแล้ว เราจึงค่อยเข้าไปยืนที่แผงควบคุมลิฟท์ด้านใน แต่ถ้ามีคนอื่นอยู่ในลิฟท์ก่อนแล้ว ให้เราเป็นผู้เข้าลิฟท์ก่อนเพื่อไปควบคุมการเปิดปิดลิฟท์ แล้วจึงให้แขกเข้าตามไป
สำหรับการใช้ลิฟท์นั้น มีเกร็ดเล็ก ๆ น้อยมาฝากกันด้วย เป็นที่ทราบกันดีว่าญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญกับลำดับชั้นอยู่พอควร ดังนั้นถ้าเรามีความรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ ก็เป็นการเพิ่มภาษีแก่ตัวเราไม่ใช่น้อย
ตามรูปด้านบนจะเห็นว่า ตำแหน่ง “上座” Kamiza : ตำแหน่งสำหรับผู้อวุโสสูงสุด คือตำแหน่งมุมซ้ายด้านใน ส่วนผู้ที่มีอวุโสน้อยที่สุดจะต้องอยู่หน้าแผงควบคุมการเปิดปิดลิฟท์ (ในกรณีที่มีหลาย ๆ คน หลาย ๆ แถว ผู้ที่อาวุโสน้อยที่สุดในแต่ละแถวจะอยู่ตรงกลาง)
การนำเข้าสู่ห้องต้อนรับ
ถ้าประตูปิดอยู่ ถึงแม้ว่าเราจะคิดว่าไม่มีใครอยู่ในห้อง เนื่องจากเป็นห้องที่เราได้เตรียมไว้ล่วงแล้วก็ตาม เพื่อความแน่ใจ เราควรจะเคาะประตูก่อน แล้วจึงค่อยเปิดเข้าไป จากนั้นจึงกล่าวเชิญให้แขกนั่งด้วยคำว่า
「すぐに…..が参ります。どうぞ、こちらでおかけになってお待ちください」Suguni …..ga mairimasu. Dozo kochira ni, okake kudasai
เชิญนั่งก่อนค่ะ อีกสักครู่ คุณ…..จะมาพบท่านนะคะ
จากนั้นก็ให้ขอตัวออกไปด้วยการโค้งคำนับ พร้อมกับกล่าวคำว่า「失礼いたします」 Shitsurei itashimasu ขอตัวก่อนนะคะ
สำหรับที่ตำแหน่งที่นั่งในห้องต้อนรับนั้น ก็มีการจัดลำดับด้วยหลักการที่ว่า
1.ตำแหน่งของ “上座” Kamiza : ตำแหน่งสำหรับผู้อาวุโสสูงสุด คือตำแหน่งที่นั่งที่อยู่ไกลจากประตูทางเข้าที่สุด
2.ถ้าเป็นโต๊ะยาว ที่มีที่นั่ง 3 ที่ขึ้นไป ที่นั่งตรงกลางจะเป็นที่ของผู้ที่มีตำแหน่งสูงสุด
เมื่อการเยี่ยมเยียนนั้นเสร็จสิ้นลง เราควรจะต้องเดินไปส่งแขกด้วย ส่วนการจะส่งถึงแค่ไหนนั้นขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญของแขกที่มีต่อบริษัท ของเรา หลักทั่วไปก็คือ จะส่งที่บริเวณหน้าประตูทางเข้าออกบริษัท แต่ถ้าเป็นบริษัทอยู่บนอาคารสูง ส่วนใหญ่ก็จะส่งกันแค่หน้าลิฟท์ โดยกล่าวคำว่า 「ここで、失礼いたします」 Kokode shitsurei itashimasu. พร้อมกับโค้งคำนับ และยืนรอจนกว่าประตูลิฟท์จะปิดลง
แต่ถ้าหากว่าทางเข้าออกของอาคารที่อยู่นั้นค่อนข้างซับซ้อน หรือว่าเป็นแขกที่มีความสำคัญต่อบริษัทมาก ก็ควรจะลงไปส่งถึงด้านล่าง และรอจนกว่าแขกผู้นั้นจะลับตาไป
เรื่องแนะนำ :
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 9 การรับประทานอาหาร Kaiseki อย่างถูกต้อง
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 8 การใช้ตะเกียบที่ถูกต้อง
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 7 มารยาทในร้านอาหารญี่ปุ่น
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 6 ลำดับที่นั่ง
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 5 การเยี่ยมลูกค้า
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 3 การแลกนามบัตร
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 2 การโค้งคำนับ お辞儀 (Ojigi)
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 1 กล่าวคำทักทาย
#เคล็ด (ไม่) ลับ
