เวลาทำงานกับญี่ปุ่น เมื่อเราต้องไปเยี่ยมลูกค้านอกสถานที่ สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การระมัดระวังไม่ให้การไปเยี่ยมเยียนของเราไปสร้างความลำบาก หรือความวุ่นวายให้กับลูกค้าหรือคนที่เราไปเยี่ยม ในวันนี้ก็เลยอยากจะขอแนะนำมารยาททางธุรกิจที่ควรคำนึงถึงในแบบฉบับของญี่ปุ่นมาฝากกัน
ตอนที่ 5 การเยี่ยมลูกค้า
เวลาทำงานกับญี่ปุ่น…เมื่อเราต้องไปเยี่ยมลูกค้านอกสถานที่ สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การระมัดระวังไม่ให้การไปเยี่ยมเยียนของเราไปสร้างความลำบาก หรือความวุ่นวายให้กับลูกค้าหรือคนที่เราไปเยี่ยม ในวันนี้ก็เลยอยากจะขอแนะนำมารยาททางธุรกิจที่ควรคำนึงถึงในแบบฉบับของ ญี่ปุ่นมาฝากกัน
1. การเตรียมความพร้อมก่อนการเยียมเยียน
สิ่งที่ลืมไม่ได้เลยก็คือ “การขอนัดหมายล่วงหน้า” ซึ่งข้อมูลที่จะต้องแจ้งให้ฝ่ายตรงข้ามรับทราบสำหรับการนัดหมายล่วงหน้าก็มีอยู่ 4 ข้อด้วยกัน คือ
– บอกถึงวัตถุประสงค์ในการขอเข้าพบ และสอบถามถึงความสะดวกที่จะเข้าพบในเรื่องนั้นๆ หรือไม่
– ระยะเวลาที่ต้องการเข้าพบ และจำนวนของผู้ที่จะเข้าพบ สำหรับข้อหลังนี้เป็นสิ่งที่สำคัญ แต่บ้านเรามักจะหลงลืมในการแจ้ง หรือมีการเพิ่มจำนวนผู้เข้าพบมากกว่าที่ได้แจ้งไว้ ทำให้ฝ่ายตรงข้ามเตรียมขนาดของห้องรับรอง หรือการเตรียมตัวด้านอื่นๆ ได้ไม่เหมาะสม ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความวุ่นวายในการที่จะต้องปรับย้ายห้องรับรอง ฯหรือการตระเตรียมสิ่งของไม่เพียงพอกับจำนวนคนที่เข้าประชุม เป็นต้น
– กำหนดวันเวลาที่จะขอเข้าพบ โดยให้คำนึงถึงเวลาที่ผ่ายตรงข้ามสะดวกเป็นหลัก หลีกเลี่ยงเวลาในช่วงเริ่มงาน เวลาใกล้เลิกงาน หรือเวลาพักของฝ่ายตรงข้าม
เมื่อนัดวันเวลาที่แน่นอนได้แล้ว สิ่งที่จะต้องเตรียมก่อนวันเข้าพบเพิ่มเติม ก็คือ เส้นทางที่จะใช้ในการเดินทางไปเข้าพบ ระยะเวลาที่จะต้องใช้ในการเดินทาง (ก็ควรจะเผื่อเวลารถติดเข้าไปด้วยนะ) เพราะอย่างที่เราทราบกันดีว่า ญี่ปุ่นจะค่อนข้างเข้มงวดในเรื่องของการตรงต่อเวลามากๆ และสุดท้ายก็คือ อย่าลืมเอกสารที่จะต้องนำไปในวันเข้าพบด้วยหล่ะ
2. เมื่อเดินทางไปถึงสถานที่นัดพบ
– เวลาที่เหมาะสม แน่นอนว่าการไปช้ากว่าเวลาที่นัดหมายนั้นไม่ดีแน่ๆ ดังนั้นควรจะศึกษาเส้นทางให้ดีก่อนออกเดินทาง แต่การไปถึงก่อนเวลานัดนานๆ นั้นก็ควรจะหลีกเลี่ยงเช่นกัน ดังนั้น 5 นาทีก่อนเวลานัดหมายจะเป็นเวลาที่เหมาะสม ที่จะแจ้งให้กับฝ่ายตรงข้ามทราบว่าเราได้เดินทางไปถึงแล้ว และสิ่งที่อาจจะถูกมองข้ามไปสำหรับคุณผู้หญิงทั้งหลายก็คือ ถ้าจะเติมหน้าเติมปากแล้วล่ะก็ ควรจะทำให้เรียบร้อยเสียตั้งแต่ก่อนออกเดินทาง หรือก่อนที่จะถึงจุดนัดหมาย เพราะถ้าบังเอิญไปเจอะกับคนที่เรากำลังจะไปพบในห้องน้ำ แล้วเห็นเรากำลังแต่งหน้าแต่งตาอยู่ในห้องน้ำแล้วล่ะก็ จะดูไม่ค่อยเหมาะสมเท่าไหร่
– การใส่สูทหรือถอดโค้ต ควรจะให้เรียบร้อยก่อนที่จะถึงประตูทางเข้าบริษัท สำหรับข้อนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงเผื่อว่ามีบางคนอาจจะได้ไปเยี่ยมลูกค้าถึง ประเทศญี่ปุ่นในช่วงฤดูหนาว เราควรจะถอดโค้ต ผ้าพันคอ หรือถุงมือ ให้เรียบร้อย โดยเอาโค้ตที่ถอดพาดไว้ที่แขนด้านใดด้านหนึ่ง แล้วจึงค่อยเดินเข้าบริษัท แต่สำหรับบ้านเราซึ่งคุณอาจจะถอดสูทออกไปเพราะอากาศที่ร้อนอบอ้าว เมื่อไปถึงสถานที่นัดหมายก็จะต้องใส่สูทให้เรียบร้อยก่อนที่จะถึงประตูทาง เข้าบริษัทเช่นกัน
– การติดต่อขอเข้าพบ ก็ให้แจ้งชื่อ บริษัท ของเรา และแจ้งชื่อของผู้ที่เราจะขอพบกับทางพนักงานต้อนรับก่อน
– การรอในห้องรับรอง เมื่อได้รับการเชื้อเชิญให้นั่งในห้องประชุมแล้ว ไม่ควรจะนั่งอย่างเอกเขนก มารยาทญี่ปุ่นเค้าแนะนำว่า ควรจะนั่งในท่าที่จะสามารถลุกขึ้นยืนได้ทันทีเมื่อคนที่รับนัดไว้เดินเข้ามา ในห้อง ในกรณีที่มีสัมภาระติดตัวไปด้วย ถ้าในห้องมี Side Desk สำหรับวางของก็ให้วางรวมกันไว้ที่ตรงนั้น แต่ถ้าเป็นของเล็ก ๆ ก็สามารถวางไว้ใกล้ตัวได้ ส่วนเอกสารที่จะต้องใช้ให้นำขึ้นมาเตรียมไว้ได้เลย
– ข้อปฏิบัติในการพบปะสนทนา
1. เมื่อ ลูกค้าเดินเข้ามาให้ห้อง ให้เรารีบลุกขึ้นยืนและกล่าวคำทักทายในทันที และจะนั่งได้เมื่อลูกค้าเชิญให้นั่ง หรือเมื่อลูกค้าได้นั่งลงแล้ว
2. ก่อนเริ่มการสนทนาให้กล่าวขอบคุณสำหรับการสละเวลาให้เราเข้าพบก่อน ด้วยประโยคที่ว่า
「本日は、お忙しいところ、貴重な時間を頂戴いたしました、ありがとうございます」“Honjitsu wa oisogashii tokoro, Kichou na jikan wo itadakimashita, Arigatou gozaimasu”
ขอบคุณ มากที่คุณได้สละเวลาอันมีค่าของคุณ เพื่ออนุญาติให้เราได้เข้าพบในวันนี้ และที่สำคัญควรจะสอบถามถึงระยะเวลาที่ลูกค้าสะดวกอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้เราสามารถปรับเปลี่ยนเนื้อหาหรือรูปแบบนำเสนอ หรือการเจรจาทางการค้าให้เหมาะสมกับระยะเวลาที่ลูกค้าสะดวก
– การมอบของฝาก ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการมอบของฝากก็คือ หลังจากการกล่าวทักทายกันเรียบร้อยแล้ว ซึ่งก็คือช่วงที่ลูกค้ากำลังจะนั่งที่เก้าอี้ หรือถ้าไม่ทันก็ให้มอบให้เมื่อลูกค้านั่ง ก็ให้ยื่นของฝากได้เลย โดยให้กล่าวประโยคด้านล่าง พร้อมกับการยื่นของฝากให้กับลูกค้า
「つまらないものですが」Tsumaranai mono desu ga…..
เป็นประโยคที่ใช้บ่อย แล้วก็จำง่าย แปลโดยรวมก็คือ นี่เป็นของฝากเล็ก ๆ น้อยจากเรา
「心ばかりのものですが」 Kokoro bakari no mono desu ga….
「ほんの気持ちですが」 Hon no kimochi desuga….
สำหรับสองประโยคด้านบน ก็จะประมาณว่า “เป็นของฝากจากใจ”
ถ้าเป็นอาหารหรือว่าของท่านเล่นก็ใช้ประโยคด้านล่างได้เลย
「よろしければ、皆様でお召し上がりください」 Yoroshikereba minnasama de meshiagari kudasai
ถ้า แปลเป็นไทยตรงๆ ก็จะแปลว่า ถ้าไม่รังเกียจ ก็ขอให้รับไว้ไปรับประทานด้วยนะคะ แต่สำหรับภาษาญี่ปุ่นนั้นเป็นคำทักทายอย่างหนึ่งที่ทำให้ทราบว่าของที่อยู่ ในกล่องเป็นของที่รับประทานได้เท่านั้นแหล่ะ
โดยพื้นฐานแล้วญี่ปุ่นจะนำของฝากไปพร้อมกับถุงด้วย จะเห็นว่าเวลาเราซื้อของฝากต่างๆ ที่ญี่ปุ่น ทางร้านเค้าจะห่อของให้เราชิ้นต่อชิ้นกันเลยทีเดียว แล้วก็จะต้องแนบจำนวนถุงมาให้พอดีกับจำนวนของที่เราซื้อไปด้วย ไม่หวงถุงเหมือนกับบ้านเรา แล้วถุงของแต่ละร้านก็จะถูกดีไซน์อย่างสวยงามไม่ให้เสียชื่อร้านกันเลย แต่ตอนที่มอบของฝากให้กับลูกค้านั้นจะต้องนำของฝากออกจากถุงก่อน แล้วจึงมอบให้ลูกค้า ส่วนถุงเหล่านั้น ก็ให้เราพับให้เรียบร้อยหลังจากที่มอบของฝาก แล้วก็นำกลับมาทิ้งภายหลัง สาเหตุที่ให้เอาออกจากถุง ก็เพราะว่าในอดีต ญี่ปุ่นเค้าจะห่อของฝากด้วยผ้าผืนสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า “風呂敷” (Furoshiki) ซึ่งกว่าจะนำไปถึงมือผู้รับก็อาจจะเปอะเปรื้อนระหว่างการเดินทางได้ ในอดีตจึงนิยมนำออกจากถุงหรือห่อก่อนแล้วจึงมอบให้ ส่วนผ้าก็นำกลับไปซักที่บ้านตัวเองภายหลัง
แต่ ในบางครั้งถ้าลูกค้ารีบทำให้เราจำเป็นต้องส่งมอบให้ทั้งถุง ก็อนุโลมได้ โดยใช้มือหนึ่งประคองไว้ด้านล่างถุง เพื่อให้ผู้รับจับตรงหูถุงได้สะดวก พร้อมกับกล่าวขอโทษก่อนด้วยคำว่า
「紙袋のまま失礼いたします」 Fukuro no mama shitsurei itashimasu.
ขอโทษด้วยนะคะ ที่ต้องให้ทั้งถุงอย่างนี้
ทั้งหมดนี้ก็เป็นข้อควรปฏิบัติสำหรับการเดินทางไปเยี่ยมเยียนลูกค้า จะเห็นว่าเค้าค่อนข้างใส่ใจในทุก ๆ ขั้นตอน สำหรับบ้านเราก็อาจจะไม่เข้มงวดขนาดนี้ ยังไงก็ลองเลือกปฏิบัติ แล้วเอามาประยุกต์ใช้กับตัวเรา ในข้อที่คิดว่าเหมาะสมกับเราก็แล้วกันนะ
เรื่องแนะนำ :
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 9 การรับประทานอาหาร Kaiseki อย่างถูกต้อง
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 8 การใช้ตะเกียบที่ถูกต้อง
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 7 มารยาทในร้านอาหารญี่ปุ่น
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 6 ลำดับที่นั่ง
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 4 มารยาทในการต้อนรับแขกที่มาเยือน
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 3 การแลกนามบัตร
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 2 การโค้งคำนับ お辞儀 (Ojigi)
– เคล็ด (ไม่) ลับทำงานกับญี่ปุ่น ตอนที่ 1 กล่าวคำทักทาย
#เคล็ด (ไม่) ลับ
