เคล็บลับคนญี่ปุ่น…ตอนผมทำงานใหม่ๆ ผมก็เหมือนกับเด็กเพิ่งจบใหม่หลายคน ใจร้อน อยากเติบโตเร็ว อยากรู้ทางลัด เคล็บลับ
“หัวหน้าครับ ทำไมหัวหน้าทำเอกสารได้สุโก้ยมาก ไม่ว่าจะเป็น Project Plan (計画書), Basic Design Specification (基本設計書 ) หัวหน้ามีเคล็ดลับไหมอ่ะครับ ?”
ตอนผมทำงานใหม่ๆ ผมก็เหมือนกับเด็กเพิ่งจบใหม่หลายคน ใจร้อน อยากเติบโตเร็ว อยากรู้ทางลัด เคล็บลับ
ญี่ปุ่นเป็นหนึ่งในชาติที่มีธรรมเนียม “ความเยอะ” ในเรื่องการทำเอกสารมาก
บริษัทเมกเกอร์เครื่องใช้ไฟฟ้าแห่งหนึ่ง หัวหน้าตีกลับงาน excel ของลูกน้องภายในสองวินาที
“เอกสาร excel ของบริษัทเรา ทุกชีทจะต้องปรับให้ทั้งหน้าเป็นสีขาวก่อน ไม่ให้มีขอบตารางให้เห็น และที่สำคัญ ชีทที่ไม่ได้ใช้ ลบทิ้งไป ไม่ใช่มาค้างเป็น sheet 2, sheet3 แบบนี้”
“ทำไมเรื่องที่เขียนหน้านี้ ถึงใช้ฟอนท์ขนาด 11 ต่างกับหน้าตะกี้ยังใช้ 10.5 เลย”
(คนญี่ปุ่นตาดีมาก… ถึงจะต่างกันแค่ระดับมิลลิเมตร เขาก็รู้… และเขาจะคาดการด้วยว่า เพราะเรา copy paste มาจากไหนซะแห่ง เลยเป็นงี้)
“ทำไมรูป diagram นี้ถึงมีลูกศรเส้นทึบกับเส้นประ…และสีที่ต่างกัน ใช้ต่างกันยังไง”
“ศัพท์ตัวนี้ เป็นศัพท์ทางเทคนิค ควรจะมีคำอธิบายให้ผู้บริหารอยู่ที่ footer นะ”
(ทั้งๆ ที่เราอยากจะเถียงขาดใจว่า เป็นผู้บริหารกะจะไม่ลองค้นหาในกูเกิลดูเลยหรือ ถ้าไม่รู้จริงๆ)
“ในเอกสาร ถึงคุณจะแค่แก้อักษรตัวพิมพ์เล็กไปเป็นพิมพ์ใหญ่ หรือจะเพิ่มจุดแค่ fill stop ผมต้องการให้คุณระบุบอกด้วยว่าคุณมีการแก้ไขจากครั้งที่แล้ว”
ผมไม่แน่ใจ ว่าตอนเด็กๆ ผมเป็นคนห่ามเองหรือเปล่า แต่ที่ผมอยากแชร์เรื่องเหล่านี้ เพราะจริงอยู่ว่า เราเองก็มีเหตุผลของเรา เรื่องยิบย่อยบางเรื่องไม่น่าจะต้องมาถือเป็นประเด็นไล่คนให้ไปแก้งาน แต่ญี่ปุ่นเป็นชนชาติที่ถือมาก ว่าการส่งงานให้ลูกค้า หากพบความไม่เหมาะสมเพียงเล็กน้อย ก็ถือว่าเป็นงานที่ไม่น่าเชื่อถือ ดูไม่ใส่ใจ ไม่เป็นโปรเฟสชั่นนัล
แต่ถ้าเราคิดจะเถียงกับคนญี่ปุ่น… ทุกความละเอียดระดับโมเลกุลของเขาจะมีเหตุผลเสมอ
“ลูกศรทึ่หน้าตาต่างกัน หรือสีที่ต่างกัน จะทำให้คนอ่านคิดว่า สื่อความหมายที่ต่างกัน ถ้าเราใช้สีแค่ตามใจฉัน เขาจะมองว่าเราเป็นพวกไม่ค่อยอยู่กับล่องกับลอย”
“แม้แต่ตัวอักษรเดียวที่ถูกแก้ในเอกสาร อาจทำให้ระบบพังเลยก็ได้.. ดังนั้นทุกตัวอักษรผมจะต้องเช็คกับคุณ”
(อันนี้ผมเคยโดนเองเลย… ผมลืมสังเกตว่ามีไฟล์ นึงเซฟจาก .txt ไปเป็น .TXT และมันทำให้ระบบส่งไฟล์ไม่ไป มันยังเป็นฝันร้ายหลอกหลอนชีวิตการทำงานของผมกว่าสามปี !! )
ท้ายสุด… หัวหน้าของผมสอนผมเกี่ยวกับเรื่องนี้… และมันทำให้ผมและทีมของผมในสองปีให้หลัง กลายเป็นทีมที่เขียนเอกสารได้ดีที่สุดทีมหนึ่งในบริษัท ที่ผู้บริหารชื่นชอบ
“วินคุง… ฉันจะบอกความลับเรื่องการทำเอกสารของฉันให้ฟัง”
“เอกสารที่ดี ก็เหมือนผู้หญิงที่ดี…
ใส่ใจในทุกรายละเอียด มีข้อมูลที่ทำให้น่าค้นหา แต่…ต้องสวยงามเสมอ”
เรื่องแนะนำ :
– เจ้านายญี่ปุ่น… อาจจะเป็นมนุษย์ต่างดาว
– Cool Thai ในเจแปน
– ว่าด้วยเรื่องจักรวาลโยชิโนยะ (Yoshinoya)
– ว่าด้วยเรื่อง KFC @Japan
– ว่าด้วยเรื่อง… แอปเปิ้ล
#เคล็บลับคนญี่ปุ่น