การฝึกคิดเชิงตรรกะ (Logical Thinking) และสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพด้วย “ฟ้า-ฝน-ร่ม (โซระ-อะเมะ-คะซะ)”

ชาวญี่ปุ่นนั้นมีลักษณะที่เขียนอีเมลหรือเขียนจดหมายได้ยาวมาก อีกทั้งการนำเสนอในวาระต่าง ๆ ก็มีแนวโน้มจะยาวนานกว่าชาติอื่นเนื่องจากลักษณะภาษาและวัฒนธรรมการสื่อสารที่นิยมถ่ายทอดข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ ผู้เขียนเคยได้กล่าวถึงเทคนิคการทำงานกับคนญี่ปุ่นไว้หลายประเด็นในอดีตคือ

1) การวางแผนงานโดยใช้ PDCA แบบใหม่ที่เรียกว่า O-PDCA และ R-PDCA

2) การบริหารงานและวิเคราะห์ปัญหาโดยตระหนักถึง “มนได” และ “คะได”

3) วิธีลดปริมาณงานที่ไม่สร้างคุณค่าโดยการวิเคราะห์ “ซะเงียว” และ “ชิโงะโตะ”

4) การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ “โฮเร็นโซ” แบบใหม่สำหรับยุคดิจิทัล

วันนี้จะกล่าวถึงอีกแนวคิดที่องค์กรในประเทศญี่ปุ่นหลายแห่งนิยมใช้ในการฝึกพนักงานให้คิดอย่างเป็นระบบเชิงตรรกะ คือเทคนิคที่เรียกว่า “ฟ้า-ฝน-ร่ม (โซระ-อะเมะ-คะซะ)” ที่ภาษาญี่ปุ่นเขียนว่า 空雨傘 ตรงตัว

ความหมายของ “ฟ้า-ฝน-ร่ม” ในระบบองค์กรญี่ปุ่น

เทคนิคที่หลายองค์กรในญี่ปุ่นใช้ฝึกพนักงานให้คิดอย่างเป็นระบบเชิงตรรกะมีดังนี้
1. ฟ้า (โซระ: 空) หมายถึง:
a. สภาพท้องฟ้าในขณะนั้น
b. ในแบบฝึกหัด “ฟ้า-ฝน-ร่ม” จะหมายถึง “ข้อเท็จจริง” หรือ Facts ของสถานการณ์นั้น ๆ
c. ข้อเท็จจริงในส่วนของโซระ จะต้องเป็น Facts ล้วน ๆ ที่ไม่มีความคิดเห็นเจือปน เช่นตัวเลข หรือ ข้อมูลดิบ

2. ฝน (อะเมะ: 雨) หมายถึง:
a. ฝนน่าจะตก
b. ในแบบฝึกหัด “ฟ้า-ฝน-ร่ม” จะหมายถึง “การตีความ” สถานการณ์นั้น ๆ โดยใส่ความคิดเห็นส่วนตัวเข้าไป
c. ความคิดเห็นส่วนตัวในส่วนของอะเมะ จะเกิดขึ้นเมื่อพิจารณา Facts ในส่วนของโซระ แล้วใช้วิจารณญาณตัวเองตัดสิน

3. ร่ม (คะซะ: 傘) หมายถึง:
a. ควรพกร่มไปด้วย
b. ในแบบฝึกหัด “ฟ้า-ฝน-ร่ม” จะหมายถึง “การตัดสินใจลงมือทำ”
c. การตัดสินใจลงมือทำในส่วนของคะซะ จะเกิดขึ้นเมื่อพิจารณา Facts ในส่วนของโซระ และพิจารณาความคิดเห็นที่กลั่นกรองแล้วในส่วนของอะเมะ แล้วจึงตัดสินใจลงมือทำ

ตัวอย่างการนำ “ฟ้า-ฝน-ร่ม” มาใช้จริงแบบง่าย ๆ

เพื่อหลีกเลี่ยงการหลงทางในเชิงการคิด และหลีกเลี่ยงการถ่ายทอดข้อมูลที่ทำให้ผู้รับสารเข้าใจผิดได้ จึงนิยมนำเทคนิคฟ้า-ฝน-ร่มมาใช้

ตัวอย่างการใช้ 1 – แบบอธิบายท้องฟ้าตรง ๆ
1. 【空】 (โซระ): ท้องฟ้า ณ ขณะนั้นเป็นอย่างไร บรรยายตามข้อเท็จจริง (มีเมฆหรือไม่มีเมฆ? เมฆสีอะไร?)
2. 【雨】 (อะเมะ): พิจารณาโซระแล้วว่ามีเมฆ และเป็นเมฆสีดำ จึงตีความได้ว่าอะเมะ (ฝน) น่าจะตก
3. 【傘】 (คะซะ): พิจารณาโซระแล้วว่ามีเมฆ ตีความแล้วว่าอะเมะจะตก จึงตัดสินใจลงมือทำว่าจะพกคะซะ (ร่ม) ไปด้วย

ตัวอย่างการใช้ 2 – แบบใช้ในองค์กรธุรกิจ
1. 【空】 (โซระ): ข้อเท็จจริง คือ ยอดลูกค้าน้อยลงกว่าเป้าที่วางไว้ ใช้ตัวเลขบอก Facts ได้
2. 【雨】 (อะเมะ): ความคิดเห็นส่วนตัว คือ น่าจะเป็นเพราะ 1, 2, 3, 4 ตามที่ทีมวิเคราะห์ เช่น มีคู่แข่งรายใหม่เกิดขึ้น, คู่แข่งออกโปรฯ กระหน่ำทำให้ดึงลูกค้าไปหมด, พนักงานฝ่ายบริการลูกค้ามีพฤติกรรมที่แย่ ฯลฯ
3. 【傘】 (คะซะ): ตัดสินใจลงมือดำเนินมาตรการดังต่อไปนี้ 1, 2, 3, 4 ตามที่พิจารณาโซระ และ อะเมะ ไป

มองเผิน ๆ ดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ แต่เวลาทำงานจริง ๆ พอมีงานหลายงานประดังกันเข้ามา ต้องติดต่อสื่อสารทั้งทางอีเมล ทางไลน์ ทางโทรศัพท์ ทั้งประชุมเจอตัว ประชุมต่าง ๆ นานา ฯลฯ ตามสไตล์ญี่ปุ่น สามารถทำให้พนักงานทุกระดับสติหลุดเอาง่าย ๆ และทำให้วิจารณญาณรวมทั้งความสามารถในการคิดเชิงเหตุและผลลดลงอย่างไม่น่าเชื่อ การใช้เทคนิค “ฟ้า-ฝน-ร่ม (โซระ-อะเมะ-คะซะ)” มากำกับให้วิเคราะห์สถานการณ์อย่างเป็นลำดับขั้น และนำเสนอถ่ายทอดให้ผู้รับสารรับทราบอย่างเป็นลำดับขั้น จะช่วยลดความเข้าใจผิดและช่วยให้วิเคราะห์สถานการณ์ได้ตรงเป้ามากขึ้น และประหยัดเวลามากขึ้น

ผู้อ่านท่านใดสนใจ สามารถลองนำเทคนิค “ฟ้า-ฝน-ร่ม (โซระ-อะเมะ-คะซะ)” ไปใช้ในการนำเสนอของบริษัทตัวเองได้เช่นกัน แล้วจะพบว่าทำงานง่ายขึ้นพอสมควรเลย

เรื่องแนะนำ :
– รีวิว “มหาวิทยาลัยนานาชาติ” ของญี่ปุ่นเทียบกับของไทย
– โฮ-เร็น-โซในยุคดิจิทัล: ตัวอย่างการประยุกต์ใช้จริงแบบง่าย ๆ
– เกิดเป็นเอเลี่ยนในญี่ปุ่นนั้นอยู่ยาก: เจ้าของอสังหาริมทรัพย์ในญี่ปุ่นจำนวนไม่น้อยยังคงปฏิเสธไม่ให้ชาวต่างชาติเช่าที่พักn>
– CEFR คืออะไร แล้วทำไม JLPT ต้องใช้ CEFR ตั้งแต่ปี ค. ศ. 2025?
– Soft Power และกรุงโรม ไม่ได้สร้างเสร็จในวันเดียว: มาพิจารณาการพัฒนา Soft Power ของญี่ปุ่นกัน

ขอบคุณรูปภาพจาก
https://www.ft.com/content/602d49fa-b486-323b-b320-28d7bbbf631d

#การฝึกคิดเชิงตรรกะ (Logical Thinking) และสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพด้วย “ฟ้า-ฝน-ร่ม (โซระ-อะเมะ-คะซะ)”

องค์กรญี่ปุ่นชั้นนำหลายแห่งเริ่มผละออกจาก PDCA แล้วหันไปใช้ O-PDCA และ R-PDCA แทน

ผู้เชี่ยวชาญด้านญี่ปุ่นศึกษา หรือผู้ที่คุ้นเคยกับการทำงานแบบญี่ปุ่น น่าจะเคยได้ยินคำว่า PDCA กันมาแล้ว บางท่านก็ใช้ PDCA ในการบริหารงานมาโดยตลอด แต่ทราบกันหรือไม่ว่า ในญี่ปุ่นนั้นปัจจุบันกลับมีหลายองค์กรค่อย ๆ เลิกใช้ PDCA กันแล้ว แต่หันมาใช้ O-PDCA และ/หรือ R-PDCA แทนกันมากขึ้นเรื่อย ๆ

ก่อนอื่นมาทบทวนกันว่า PDCA คืออะไร ว่ากันว่าแนวคิด PDCA ต้นตำรับนั้นไม่ใช่ของญี่ปุ่น แต่เป็นของ William Edwards Deming เป็นวิศวกรและเป็นนักวิชาการชาวอเมริกันที่ได้ร่วมงานกับภาคการผลิตและภาคธุรกิจของญี่ปุ่น และได้รับสมญาว่าเป็น “พระบิดาแห่ง Quality Control” ในระบบโรงงาน ทั้ง Deming และทีมงานชาวญี่ปุ่นในหลายอุตสาหกรรมน่าจะมีการถ่ายทอดความรู้ให้กันและกันจนเกิดเป็นแนวคิด PDCA ขึ้นมา อันที่จริง Deming เองตอนหลังพัฒนาแนวคิดของตัวเองเป็น PDSA (Plan, Do, Study, Act) แต่ว่าฝั่งญี่ปุ่นยังนิยมใช้เป็น PDCA กันอยู่ ด้วยเหตุนี้บางท่านก็เลยเรียกวงจร PDCA ว่า “วงจรเดมิ่ง” ก็มี โดย PDCA แบบญี่ปุ่นคือ

P หมายถึง Plan คือการวางแผนก่อนลงมือทำ
D หมายถึง Do คือการลงมือทำ หรือลงมือปฏิบัติตามแผน
C หมายถึง Check คือการทบทวนและตรวจสอบ ว่าทำได้ตามแผนหรือไม่ มีอะไรต้องปรับปรุงหรือไม่ ค้นหาสาเหตุ
A หมายถึง Act คือการปรับปรุงแก้ไข เมื่อพบปัญหาและสาเหตุของปัญหาแล้ว ต้องรีบแก้ไข

แต่เมื่อใช้ PDCA มากเกินไป ทำให้เกิดปรากฏการณ์ “เอากระบวนการขึ้นมาเป็นเป้าหมายแทน” คือแทนที่จะมีเป้าหมายชัดเจนในการทำงาน แล้วใช้ PDCA เป็นเพียงกระบวนการ (Process) แต่เมื่อท่องบ่นคำว่า PDCA PDCA PDCA กันมากครั้งเข้าจนกลายเป็นเหมือนคำสวดมนต์ศักดิ์สิทธิ์ ทำให้กระบวนการ PDCA กลายเป็นเป้าหมายสูงสุดของหลายองค์กรไปแทน จึงสร้างความเสียหายใหญ่หลวงให้หลายองค์กรที่พลาดตรงนี้ไป จะทำ PDCA กี่ครั้งก็ล้มเหลวอยู่ดีเพราะ “หลุด” ออกจากเส้นทางที่ควรจะเป็นมาตั้งแต่ต้นแล้ว

ในที่สุดหลายองค์กรจึงเริ่มตระหนักว่า PDCA นั้นเป็นเพียงกระบวนการ ไม่ใช่เป้าหมายของการทำธุรกิจแต่อย่างใด จึงต้องไม่ลืมจุดตั้งต้นคือ “เป้าหมาย (Objects)” ขององค์กรตัวเอง จึงเกิดแนวคิดให้ท่องเป็นคำว่า O-PDCA แทน โดย O หมายถึง เป้าหมาย (Objects) เพื่อไม่ให้ลืมว่าสิ่งสำคัญที่สุดคือเป้าหมายนะ ไม่ใช่กระบวนการ PDCA ทุกคนกรุณาอย่าลืม ยังไง O ต้องสำคัญกว่า PDCA เสมอนะ! เป็นการตอกย้ำถึงเป้าหมายของการทำงานจริง ๆ นั่นเอง ดังนั้นก่อนจะลงมือทำ PDCA ต้องพิจารณาเป้าหมายให้ถี่ถ้วน แล้วค่อยทำ PDCA ไม่ใช่ว่าเป้าหมายคือ PDCA แล้วต้องทุ่มเทแรงงานคน, เงิน, เวลา เพื่อทำเอกสารหรือสร้างกระบวนการ PDCA ขึ้นมาเหมือนที่หลายองค์กรประสบความล้มเหลวในการใช้ PDCA

อีกด้านหนึ่งคือ R-PDCA นั้นก็เป็นอีกแนวคิดที่มีไว้แก้เกม PDCA แบบเก่า เนื่องจาก PDCA แบบเก่านั้นฮิตมากในช่วงทศวรรษที่ 60s-80s และญี่ปุ่นเป็นเจ้าตลาดโลกชนิดแทบจะไร้คู่แข่ง จึงไม่ต้องพิจารณาสถานการณ์โลกหรือสถานการณ์ของคู่แข่งชาติอื่นเหมือนอย่างในยุคปัจจุบัน (ปี ค. ศ. 2022) ที่มีการแข่งขันสูงขึ้นมากในระดับเอเชียจากจีนและเกาหลีใต้ แต่เมื่อญี่ปุ่นทำ PDCA แบบเดิม ๆ จนชิน ทำให้ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นหลายคนที่ยังยึดติดกับความสำเร็จของญี่ปุ่นในอดีต จึงกลายเป็นว่าทำ PDCA จาก “ประสบการณ์” หรือจาก “การมโนในจินตนาการ” ของตัวเอง ทำให้กระบวนการ PDCA ล้มเหลวเนื่องจากไม่ได้ทำ PDCA โดยอ้างอิงจากสถานการณ์จริงที่ทันเหตุการณ์ จึงเกิดแนวคิดใหม่เพื่อมาแก้ปัญหาตรงนี้คือแนวคิด R-PDCA

R ตัวนี้ย่อมาจาก Research หรือ Recognition ก็ได้ (แต่ละคนใช้คนละ R) แต่ที่เห็นตรงกันคือ R หมายถึง “ต้องตระหนักรู้ว่าสถานการณ์ปัจจุบันเป็นอย่างไร” สายของ Research จะหมายถึง “การเก็บข้อมูลตามจริง, วิเคราะห์สถานการณ์จริง” ส่วนสายของ Recognition คือจะบอกให้ “ยอมรับความจริงตามที่มันเป็น” ให้ได้เสียก่อน ก่อนจะลงมือทำ PDCA เพราะที่เกิดปัญหาบ่อยครั้งมักจะเป็นกรณีว่าไม่ได้ใช้ตัว R เลย แต่ทำ PDCA เลยโดยไม่ได้เก็บข้อมูลตามจริง, ไม่ได้วิเคราะห์สถานการณ์จริงของตลาดหรือของคู่แข่ง, ไม่ยอมรับความจริงว่าตัวเองไม่ได้มีส่วนแบ่งเป็นอันดับที่…..ในตลาดเหมือนในอดีตอีกแล้ว แต่พยายาม PDCA จากการมโนหรือยึดติดกับความสำเร็จเก่า ๆ ในอดีตที่ไม่ได้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน ทำให้ผู้บริหารที่เคยประสบความสำเร็จอย่างมากในอดีตกระหน่ำทำ PDCA แบบเก่า ๆ จนองค์กรญี่ปุ่นจำนวนมากต้องค่อย ๆ ล้มหายตายจากไป ก็มี

ดังนั้น PDCA ไม่ใช่ปัญหา แต่ปัญหาคือการใช้ PDCA โดยไม่ยั้งคิด หรือใช้ PDCA เป็นเป้าหมายสูงสุดขององค์กรไปแทน หรือทำ PDCA แบบใช้จินตนาการไม่ได้ใช้ข้อเท็จจริง จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแนวคิด O-PDCA หรือ R-PDCA เข้ามาฉุดรั้งให้ผู้ใช้ PDCA มีสติยั้งคิดมากขึ้นในการใช้ เพราะ PDCA ไม่ใช่ยาสารพัดโรค บางองค์กรอาจเลือกใช้เพียง O-PDCA หรือ R-PDCA ก็ได้ (แล้วแต่ว่าจะรักษาอาการขององค์กรอย่างไร) แต่บางองค์กรก็ใช้ทั้งคู่ก็มี ก็เลยจัดว่าทั้ง O-PDCA และ R-PDCA เป็นแนวคิดค่อนข้างใหม่อีกแนวที่องค์กรไทยเองก็สามารถนำมาปรับใช้ได้เช่นกัน

เรื่องแนะนำ :
– ทางสองแพร่ง (Dilemma) ระหว่าง พันธุกรรม VS ความพยายาม ในมังงะและอนิเมของญี่ปุ่น
– อี้โทะโกะโดะริ (好いとこ取り): การเอาสิ่งที่ดีของชาติอื่นมาพัฒนาต่อจนกลายเป็นของญี่ปุ่น
– วะคง-โยไซ (和魂洋才): การผสมผสานจิตวิญญาณญี่ปุ่นและวิทยาการแบบตะวันตก
– ญี่ปุ่นมีมหาวิทยาลัยเฉพาะทางที่เรียกว่า “มหาวิทยาลัยภาษาต่างประเทศ” ด้วยนะ
– ทำไมพระโพธิสัตว์กวนอิมในประเทศญี่ปุ่นถึงมีทั้งปางบุรุษและปางสตรี?

ขอบคุณรูปภาพ: 
– https://deming.org/explore/pdsa/

#องค์กรญี่ปุ่นชั้นนำหลายแห่งเริ่มผละออกจาก PDCA แล้วหันไปใช้ O-PDCA และ R-PDCA แทน