ดิฉันนำเคล็ดลับวิธีการสื่อสารกับคนญี่ปุ่น 4 ข้อมาฝาก เป็นเคล็ดลับที่ใช้ได้แม้กับคนที่ไม่รู้ภาษาญี่ปุ่น ดิฉันรับรองว่าหากทำงาน เจ้านายญี่ปุ่นจะรักและชื่นชม หากมีเพื่อนญี่ปุ่น เพื่อนต้องรักและอยากเป็นเพื่อนกับเราต่อไปแน่นอนค่ะ เคล็ดลับที่ว่า ได้แก่…..
ดิฉันมีคุณพ่อคุณแม่ชาวญี่ปุ่นที่รักมาก รู้จักกันมา 13 ปี เมื่อปีที่แล้วทั้งคู่ย้ายมาอยู่กรุงเทพฯ พร้อมหมาขาสั้นๆ หนึ่งตัว
วันก่อนดิฉันพาทั้งคู่ไปเที่ยวและค้างที่ระยอง เราเลยแวะไปฝากน้องหมาไว้ที่โรงแรมสัตว์เลี้ยงก่อน ขากลับเรากลับเย็นกว่าที่คิด คุณแม่จึงหันไปกระซิบคุณพ่อ ขอยืมโทรศัพท์โทรไปหาโรงแรมหน่อย บอกว่าจะไปเลทสักครึ่งชั่วโมงนะ ด้วยความสงสัย ดิฉันเลยถามว่า…
เกตุวดี: ทำไมถึงต้องโทรไปบอกล่ะคะ
คุณแม่: ทางร้านเขาจะได้ไม่ต้องเป็นห่วงจ้ะ
เกตุวดี: เป็นห่วง…เหรอคะ?
(ในใจคิดว่า เด็กในร้านคงนั่งดูทีวีเพลิน อาจจะลืมไปแล้วก็ได้ว่าลูกค้าจะมารับน้องหมาวันนี้)
คุณแม่: จ้ะ เดี๋ยวพนักงานจะเป็นห่วงว่าทำไมเราไปรับไม่ตรงเวลา บอกนิดหนึ่งให้เขาสบายใจดีกว่า
ว่าแล้ว แกก็จิ้มโทรศัพท์ติ๊ดๆๆ โทรหาโรงแรมสัตว์…
นี่คือวิธีคิดแบบญี่ปุ๊นญี่ปุ่น แม้เราจะเป็นลูกค้า แต่ก็ยังคำนึงถึงจิตใจฝ่ายตรงข้ามและรู้สึกเกรงใจอยู่ มีอะไรเปลี่ยนแปลงจากกำหนดการ ต้องรีบติดต่อรีบแจ้ง
จริงๆ แล้ว ดิฉันอยากจะบอกว่า สิ่งหนึ่งที่ทำให้ดิฉันยังสามารถรักษาความสัมพันธ์กับคุณพ่อคุณแม่ชาวญี่ปุ่นคู่นี้ได้กว่า 13 ปี รวมถึงยังสามารถผูกมิตรกับคนญี่ปุ่นได้ดีในระดับหนึ่ง ก็คือ “วิธีการติดต่อสื่อสาร” ค่ะ หากอยากสื่อสารกับคนญี่ปุ่นให้ดี ต้องเข้าใจวิธีคิดและความกังวลของคนญี่ปุ่นก่อน
ดิฉันนำเคล็ดลับวิธีการสื่อสารกับคนญี่ปุ่น 4 ข้อมาฝาก เป็นเคล็ดลับที่ใช้ได้ แม้กับคนที่ไม่รู้ภาษาญี่ปุ่น ใครสามารถสื่อสารกับคนญี่ปุ่นดังเคล็ดลับต่อไปนี้ได้ ดิฉันรับรองว่าหากทำงาน เจ้านายญี่ปุ่นจะรักและชื่นชม หากมีเพื่อนญี่ปุ่น เพื่อนต้องรักและอยากเป็นเพื่อนกับเราต่อไปแน่นอนค่ะ เคล็ดลับที่ว่า ได้แก่…..
1. แจ้งรับทราบ
เวลาคนญี่ปุ่นแจ้งอะไรมา เช่น นัดสถานที่และเวลา เราควรตอบ “รับทราบ” ให้เขาสบายใจว่า เรารับรู้แล้วค่ะ อาจใช้คำว่า “รับทราบค่ะ” หรือ “ขอบคุณครับ ไว้พบกันครับ” ประมาณนี้ก็ได้ค่ะ
ดิฉันจำได้ว่า ตอนที่เรียนวิชา Seminar เราเรียนกันสิบคน ตอนปิดเทอม เราแพลนทริปไปฮอกไกโดกัน หัวหน้าห้องก็อีเมลถึงทุกคนว่า “เราจะพักโรงแรม XXX เป็นเวลา YY คืน อย่าลืมเอาเสื้อแจ๊คเก็ตกันหนาวไปด้วยนะ” สิ่งที่คนไทยอาจจะอึ้งคือ สมาชิกอีก 9 คนที่เหลือ ตอบอีเมลกันหมด ไม่มีใครอ่านอีเมลผ่านๆ (ยุคนั้นยังไม่มี Facebook Messenger ที่ขึ้นว่าใครอ่านแล้วบ้างด้วยนะ) ทุกคนมาตอบ “รับทราบ” บ้าง “โอเค่!” บ้าง แต่ทุกคน…ย้ำว่า ทุกคน ตอบยืนยันกันหมด แม้ว่าจะเป็นเรื่องแค่ “เพื่อทราบ” ก็พอ
การตอบรับทราบ จะยิ่งสำคัญมากขึ้นเวลาทำงานค่ะ อย่างเช่น เวลาส่งไฟล์หรืออีเมลอะไรให้คนญี่ปุ่น เขาจะตอบว่า “ได้รับเรียบร้อยแล้ว” กลับมาเสมอ บางคนอาจมองว่า การมานั่งตอบอีเมลนั้นเสียเวลา หรือไม่ค่อยเห็นความสำคัญมากนัก แต่คนญี่ปุ่นจะกลัวว่า หากไฟล์ส่งไปไม่ถึง หรือฝ่ายตรงข้ามไม่ได้อ่านเมล จะทำอย่างไรดี เพราะฉะนั้นอีกฝ่ายหนึ่งก็ต้องตอบ “รับทราบ” เพื่อให้ฝ่ายที่ส่งไฟล์สบายใจว่า ได้รับไฟล์เรียบร้อยแล้ว เป็นการกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
2. หากไม่ทัน…ต้องบอก
หากนัดกับคนญี่ปุ่นไว้ แต่ดูทีท่าจะไปไม่ทันแน่ๆ ต้องรีบบอกเขาค่ะ ไม่เช่นนั้นเขาจะกังวลไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับเราหรือเปล่า หรือเขาจะคาดเดาไม่ได้ว่าเขาต้องยืนรอไปอีกนานสักเท่าไร
คุณผู้อ่านบางท่านอาจสงสัยว่า…แล้วเขาไม่คิดจะโทรตามเราเหมือนคนไทยเหรอ?
คือ…คนญี่ปุ่นขี้เกรงใจค่ะ เขากลัวว่าเราอาจมาไม่ทันเพราะติดธุระด่วนมากๆ อะไรบางอย่างอยู่หรือเปล่า ถึงไม่สามารถโทรหาเขาได้ หากเขาโทรตาม จะทำให้เรารู้สึกไม่ดีหรือเปล่าน้า คนญี่ปุ่นคิดแบบนี้แหละ เขามัวแต่เกรงใจ และจะทนรอเราไปเรื่อยๆ
เพราะฉะนั้นหากมองสถานการณ์แล้วว่าไปไม่ทันนัด หรือหากคุณทำงานบริษัท และผลิตสินค้าไม่ทันตามกำหนดการชัวร์ ควรรีบแจ้งคนญี่ปุ่นแต่เนิ่นๆ ค่ะ อย่าให้เขารอ คนญี่ปุ่นไม่ชอบความเสี่ยง ไม่ถนัดแก้ปัญหาเฉพาะหน้า มีปัญหาอะไรต้องรีบบอก เขาจะได้สบายใจและค่อยๆ หาทางแก้ไขค่ะ
3. หมั่นขอบคุณ
การขอบคุณเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับคนญี่ปุ่น เวลาไปทานร้านอาหาร ตอนเดินออกจากร้านคนญี่ปุ่นมักจะก้มศีรษะขอบคุณเจ้าของร้านที่ทำอาหารให้ หรือตอนไปพักโรงแรมคนญี่ปุ่นบางคนอาจเขียนการ์ดขอบคุณวางไว้บนโต๊ะเลยหากโรงแรมนั้นบริการดีมาก คนญี่ปุ่นไม่เคยมองว่า “ข้าคือลูกค้า” แต่รู้สึกขอบคุณในทุกๆ สิ่งที่เขาได้รับจากฝ่ายตรงข้าม หากเป็นการทำงานหลังการเซ็นสัญญาหรือการประชุมกับลูกค้า พนักงานบริษัทญี่ปุ่นมักจะอีเมลไปขอบคุณฝ่ายตรงข้ามหรือลูกค้าเสมอๆ
เพราะฉะนั้นจงหมั่นขอบคุณค่ะ เวลาคนญี่ปุ่นพาไปเลี้ยงข้าว คืนนั้นเราอาจอีเมลหรือไลน์ไปขอบคุณเขา เวลาคนญี่ปุ่นพาไปเที่ยวหลังจบทริปก็ควรเขียนจดหมาย หรือโปสการ์ด หรืออย่างน้อยที่สุด อีเมลไปบรรยายความประทับใจต่างๆ นานาพร้อมคำขอบคุณ
สมัยเรียนที่ญี่ปุ่น ในวิชา Marketing ของคลาส MBA อาจารย์ดิฉันมักจะเชิญแขกพิเศษมาบรรยายในคลาส อาจารย์ฝึกให้พวกเราทั้ง 20 คน ส่งอีเมลไปขอบคุณวิทยากรทุกๆ ท่าน แถมไม่ใช่รวมๆ กันส่งอีเมลไป ต่างคนต่างส่ง ใจความก็ประมาณว่าขอบพระคุณที่ท่านวิทยากรกรุณาสละเวลามา และเนื้อหาการบรรยายที่พวกเราประทับใจ
ตอนที่อาจารย์พาพวกเราไปพบผู้บริหารระดับสูงที่บริษัท (ดิฉันเคยเจอท่านประธาน Uniqlo มาแล้วนะคะ) อาจารย์สอนว่าเพื่อสร้างความประทับใจ ให้พวกเราเตรียมไปรษณียบัตรไปด้วยคนละหลายๆ แผ่น พอพบผู้บริหารเสร็จ ก็ไปนั่งเขียนแล้วหย่อนตู้ไปรษณีย์เลย วันรุ่งขึ้นจะได้ถึงมือท่านผู้บริหาร และเป็นการทำให้ท่านประหลาดใจในความรวดเร็วของคำขอบคุณ
เพราะฉะนั้นหากคนญี่ปุ่นทำอะไรให้เรา แม้จะเป็นเรื่องนิดๆ หน่อยๆ ก็ตาม กล่าวขอบคุณเขาด้วยวาจาหรือตัวอักษรกันเถอะนะคะ
4. รู้จักขอโทษ
หากทำผิดต้องยอมรับ
การทำผิดมีตั้งแต่ระดับเล็กๆ น้อยๆ เช่น การไปสาย การลืมส่งงาน การทำสินค้าไม่ครบตามสเป็ค หากเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวอย่าตีเนียนกับคนญี่ปุ่น จงยืดอกและกล่าวขอโทษอย่างภาคภูมิพร้อมเหตุผลค่ะ
คนญี่ปุ่นอาจเคืองหรือไม่พอใจเมื่อเราทำผิด แต่เขาจะยิ่งเคืองยิ่งขึ้นหากเราทำเฉยๆ ไป เขาจะมองว่าคนไม่ขอโทษเป็นคนที่ไม่มีความรับผิดชอบขาดความกล้าหาญ ในทางกลับกันหากเรากล่าวคำขอโทษ แม้เขาอาจจะดุว่ากล่าว แต่ในใจลึกๆ เขาก็ยังรู้สึกดีที่เรายอมรับผิด และไม่ได้เป็นคนที่อีโก้สูง
ดิฉันขอเล่าตัวอย่างอาจารย์ดิฉันให้ฟังนะคะ เจ้าหน้าที่ออฟฟิศมหาลัยคนหนึ่งทำงานผิดพลาด ในฐานะหัวหน้า อาจารย์ถึงกับอีเมลมาหาพวกเราทุกคนว่า
“ผมขอแสดงความเสียใจอย่างสุดซึ้งต่อเรื่องที่เกิดขึ้น กระผมเข้าใจดีว่าเหตุการณ์ดังกล่าว ทำให้หลายๆ ท่านเสียความรู้สึกและขาดความมั่นใจเป็นอย่างยิ่ง ทางมหาวิทยาลัยได้ดำเนินการแก้ไขปัญหาโดยวิธี …… และเราจะพยายามระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดเรื่องแบบนี้ขึ้นอีก กระผมขอประทานโทษจริงๆ ครับ”
คือ … หัวหน้าไม่ได้ทำผิดเอง แต่ก็กล่าวขอโทษแทนลูกน้อง แถมบอกวิธีการแก้ไขปัญหา การดำเนินมาตรการป้องกัน และกล่าวขอโทษอีกครั้ง (ทั้งๆ ที่สำหรับนักเรียนแล้ว เรื่องผิดพลาดเรื่องนั้น เป็นเรื่องขี้ประติ๋วมากๆ)
เพราะฉะนั้นวิธีการขอโทษคนญี่ปุ่น อย่าขอโทษแบบเบาๆ ขำๆ แต่ต้องขอโทษจากใจจริง ให้หนักแน่น ให้ดูรู้สึกผิดจริงๆ ค่ะ
สิ่งที่ดิฉันเล่ามาอาจเป็นเรื่องธรรมดาๆ สำหรับบางท่าน แต่ดิฉันเล่าเพื่อให้ทุกท่านเห็น ได้เข้าใจว่าคนญี่ปุ่นคิดอย่างไร ปฏิบัติอย่างไรแม้กับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ อย่างการแจ้งให้ทราบ การขอบคุณ หรือการขอโทษ เขาจริงจังกันมากค่ะ
สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้แหละค่ะที่คนไทยอย่างเราๆ (แม้แต่ดิฉันเอง) มักลืมเลือน แต่หากเราทำได้ตลอด จะทำให้เราเป็นคนน่ารัก น่าคบหาในสายตาคนญี่ปุ่นเลยล่ะค่ะ
ทักทายพูดคุยกับเกตุวดี ได้ที่ >>> Japan Gossip by เกตุวดี Marumura